Cơ chế điều chỉnh và thích nghi hành vi ra quyết định của các cá nhân trong doanh nghiệp

Làm thế nào để doanh nghiệp thích nghi phù hợp với hành vi của các nhà quản lý cá nhân?; Làm thế nào để thiết lập và duy trì các nhân tố có ảnh hưởng đến hoạt động ra quyết định? Simon phân biệt hai phần chính của cơ chế hoặc các khía cạnh ảnh hưởng, bên ngoài và bên trong, đến hoạt động ra quyết định trong doanh nghiệp.

Các cơ chế bên ngoài là những kích thích mà doanh nghiệp cố gắng tác động đến các cá nhân theo một hướng đặc biệt; còn cơ chế bên trong là những cơ chế xác định phản ứng của các nhân đối với các kích thích (Simon, 1976). Các cơ chế bên trong liên quan đến yếu tố tâm lý cá nhân trong khi các cơ chế bên ngoài đóng một vai trò trung tâm trong tổ chức hành chính (Simon, 1976). Do vậy, ảnh hưởng của doanh nghiệp nên được nhìn nhận trong cơ chế bên ngoài.

Các ảnh hưởng của doanh nghiệp có hai loại chính, kỳ vọng và kích thích/chú ý – chỉ đạo. Các doanh nghiệp và thể chế cho phép mỗi thành viên trong doanh nghiệp có thể kỳ vọng về hành vi của các thành viên khác trong các điều kiện cụ thể. Đồng thời, các doanh nghiệp và thể chế định hướng hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp và cung cấp các mục tiêu trung gian kích thích hành động của các thành viên. (Simon, 1976, trang 100)

Các quyết định của các cá nhân trong doanh nghiệp được thực hiện hay chịu ảnh hưởng thông qua 5 cơ chế: phân chia công việc, thiết lập các tiêu chuẩn (quy trình hoạt động tiêu chuẩn), truyền tải các quyết định, cung cấp các kênh truyền thông, đào tạo và tuyên truyền (Simon, 1976, trang 102). Cụ thể:

– Phân chia công việc tức là doanh nghiệp giao cho các cá nhân thành viên trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để họ hoàn thành công việc. Trong đó, thẩm quyền, được hiểu là “quyền quyết định hành động của người khác, đó là một mối quan hệ giữa hai cá nhân, cấp trên – cấp dưới, có vai trò đặc biệt quan trọng.

– Giao tiếp: Truyền thông chính thức được diễn đạt bằng phương tiện truyền thông giống như lời nói, bản ghi nhớ, thư từ, hồ sơ, báo cáo và hướng dẫn sử dụng. Giao tiếp không chính thức được xây dựng xung quanh các mối quan hệ xã hội của các thành viên trong doanh nghiệp.

– Đào tạo: trang bị cho các thành viên trong doanh nghiệp kiến thức và các điều kiện cần thiết để tự mình đưa ra các quyết định mà không cần phải thực hiện theo quyết định của cấp trên hoặc tư vấn liên tục. Đào tạo có thể áp dụng cho quá trình ra quyết định khi có cùng một yếu tố liên quan đến một số lượng lớn các quyết định. Đào tạo có thể cung cấp cho học viên những nhân tố cần thiết để giải quyết các quyết định này.

– Tiêu chuẩn hiệu quả yêu cầu cá nhân phải lựa chọn phương án đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp tốt hơn trong hai phương án có cùng giá thành. Trong trường hợp, cả hai lựa chọn dẫn đến cùng mức độ đạt được, thì sẽ lựa chọn phương án đòi hỏi chi phí thấp hơn. Tất cả các quyết định hành chính dựa trên giới hạn được đưa ra trong các nguồn lực có sẵn.

– Doanh nghiệp và lòng trung thành: các cá nhân trong doanh nghiệp xác định mục tiêu của doanh nghiệp (mục tiêu dịch vụ hoặc mục tiêu bảo tồn) với các mục tiêu của mình. Các cá nhân là một phần của doanh nghiệp nên phải đảm bảo mục tiêu của mình phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần xây dựng kế hoạch cho tất cả các thành viên của doanh nghiệp, cung cấp thông tin liên lạc của các thành phần có liên quan trong kế hoạch này tới từng thành viên và bảo đảm các thành viên đều được hướng dẫn.

Simon (1976) coi doanh nghiệp là những hệ thống cân bằng. Cân bằng ở đây là cân bằng các khoản đóng góp (tiền bạc, thời gian và nỗ lực) với mục tiêu chung. Sự cân bằng được duy trì bởi “nhóm kiểm soát” (tức quản lý).

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 250-251.