Định nghĩa và bản chất doanh nghiệp: tập hợp có tổ chức các thông lệ vận hành

Trong thuyết tiến hoá của Nelson và Winter (1982) thì doanh nghiệp được thúc đẩy bởi động cơ lợi nhuận và tham gia vào tìm kiếm cách thức để cải thiện lợi nhuận của mình. Nhưng hành động của doanh nghiệp không không mang dáng vẻ tối đa hoá lợi nhuận đới với các tổ hợp chọn lựa rõ ràng và ngoại sinh nhất định.

Các đặc điểm tổ chức liên quan mật thiết đến chức năng thoả hiệp của thông lệ vận hành. March và Simon (1993) cho rằng, “tổ chức là nơi chuyển đổi xung đột thành hợp tác”. Các thông lệ vận hành cung cấp các thoả hiệp cụ thể về doanh nghiệp. Sẽ có những thông lệ vận hành trong các nhóm, nhưng trong bối cảnh của doanh nghiệp, quan trọng hơn là các nguyên tắc của trò chơi và cách làm thế nào trò chơi này được chơi giữa các nhóm nhỏ khác (các bộ phận hoặc các phòng ban khác) của doanh nghiệp. Những thoả hiệp không chắc chắn dẫn đến những xung đột trong phối hợp và thất bại trong thực hiện.

Các thông lệ vận hành không bị tách riêng biệt mà tương tác trong phạm vị doanh nghiệp. Các doanh nghiệp kinh doanh và các tổ chức kinh tế khác là những mạng lưới ít hoặc nhiều phức hợp của các thông lệ vận hành, các sản phẩm (cũng là thông tin) của một hoạt động là đầu vào của một sản phẩm khác. Sức mạnh của các mối quan hệ trong mạng lưới này có thể rất mạnh mẽ, trong khi ở những mạng lưới khác có thể có thể yếu hơn. Sức mạnh của kết nối có thể là kết quả của những bổ sung kỹ thuật nghiêm ngặt, nhưng cũng có thể từ những bổ sung động lực được tạo ra bởi nắm bắt kiến thức lan toả, các hiệu ứng trợ lực và các cơ chế khác.

Các hoạt động sản xuất tương tự có thể được thông lệ vận hành hoá theo nhiều cách khác nhau, trên các phương diện như phong cách quản lý, thói quen, khuyến khích và các cơ chế kiểm soát. Khác biệt cho thấy cách kiến thức và năng lực có thể được phân bổ theo những cách khác nhau như thế nào. Điều này cho thấy các cấu trúc bên trong khác nhau đối với xử lý thông tin và quản trị khuyến khích. Các phân mảnh công việc được phân chia đến các nhân viên riêng lẻ đòi hỏi một hệ thống kiểm soát khác biệt và hệ thống của hợp tác hơn là hệ thống dựa trên các bộ phận công việc có thể di chuyển, một thống có thể được phân bổ đến các nhân sự trong các nhóm nhỏ. Do đó, các thông lệ vận hành phải phù hợp với nhau để cung cấp hiệu suất được yêu cầu.

Một số thông lệ vận hành sẽ là trung gian tương tác giữa các thông lệ vận hành khác và do đó ảnh hưởng đến các đặc điểm thực hiện. Quá trình này có thể được xem như hình thành “lõi” tổ chức của một doanh nghiệp. Nếu không có những hoạt động như vậy, các doanh nghiệp khi đó sẽ chỉ là một tập hợp của quy trình công nghệ và tổ chức không liên quan và không tương tác với nhau. Những tác động tương hỗ và tính phụ trợ giữa các thông lệ vận hành hình thành nên lõi của một doanh nghiệp. Điều này cho thấy, cácthông lệ vận hành ảnh hưởng đến hiệu quả của nhiều thông lệ vận hành khác có ý nghĩa rất quan trọng. Một thay đổi trong số các thông lệ vận hành lõi này ảnh hưởng đến toàn bộ hiệu năng của doanh nghiệp với một mức độ lớn hơn nhiều so với ảnh hưởng của các thông lệ vận hành ngoại vi. Điều này cho thấy rằng, tính phụ trợ làm giảm khả năng kiểm soát hiệu quả thực thi của doanh nghiệp, khi những thay đổi nhỏ có thể có những tác động lớn. Các thông lệ vận hành ngoại vi có thể chia tách có nhiều khả năng hơn để được thay đổi, ngay cả khi các thay đổi tiêu cực không có tác động lan toả và có thể được nhận dạng và cách ly mà không ảnh hưởng đến nhiều chức năng khác trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp chỉ bao gồm các hoạt động có thể tách rời là khối hoàn hảo. Điều này sẽ cho phép kiểm soát hoàn hảo thực hiện của doanh nghiệp, nhưng cuối cùng, hệ thống này không có một cơ chế phối hợp chính thức liên quan đến nhau.

Sự tồn tại của các hoạt động tương tác ở mức độ cao có 2 liên hệ đối với quá trình tìm kiếm công nghệ và tổ chức. Đầu tiên, đối với các hoạt động lõi, có nhiều cân nhắc lựa chọn hơn giữa các giá trị thực hiện của các yếu tố khác nhau của hệ thống tổ chức. Tổ chức càng phức tạp thì càng có nhiều khả năng một thay đổi trong một bộ phận có thể xung đột với toàn bộ thực hiện. Điều này cho thấy, các yếu tố trong lõi ít có khả năng được thay đổi. Những cải thiện trong phạm vi bối cảnh của một lõi tổ chức đang tồn tại diễn ra bằng cách thay thế, bổ sung hoặc thay đổi thông lệ vận hành ngoại vi. Vấn đề thứ hai là lõi làm giảm tính không chắc chắn bằng cách giới thiệu một sắp đặt ổn định. Nó mô tả một thiết kế tổ chức hiệu quả và có một khuyến khích để duy trì các yếu tố lõi của các thủ tục vận hành vốn có. Cùng với những liên hệ này còn cho thấy, các doanh nghiệp chậm chạp và do dự thay đổi thông lệ vận hành lõi. Các doanh nghiệp là tổ hợp đa chiều phức tạp của các thông lệ vận hành, các nguyên tắc quyết định, các kế hoạch khuyến khích, mà tương tác của các yếu tố này thường không được các nhà quản lý tự quản lý tổ chức của mình biết đến. Các doanh nghiệp này khi trong bối cảnh tương hỗ mạnh mẽ, hệ thống không thể được tôi ưu hoá bằng cách tối ưu một cách tách biệt các yếu tố đã cấu tạo nên nó.

Nếu các cú sốc làm ngắt quãng phát triển tiến hoá và dẫn đến những biến đổi sâu sắc, các phụ trợ bổ sung mạnh mẽ trong lõi có thể biến thành các kiềm chế liên kết bằng cách gây ra những bất cân bằng giữa các hoạt động và ngăn cản thích ứng. Các doanh nghiệp khi đó có động cơ để phá vỡ các kiềm chế được đặt ra bởi các phụ trợ bổ sung giữa các thông lệ vận hành hình thành lõi. Các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn để tự tái sáng tạo lại. Các nghiên cứu thực nghiệm cho thấy, những đòi hỏi thay đổi các thông lệ vận hành lõi làm gia tăng khả năng tan ra của doanh nghiệp (Carroll và Hannan, 2000). Điều này lý giải nguyên nhân các doanh nghiệp mới thường có đổi mới mạnh mẽ về công nghệ và tổ chức; còn các doanh nghiệp đang đã tồn tại có ưu thế về những thay đổi tích tụ. Các thông lệ vận hành tổ chức là một cách thức hiệu quả lưu trữ và tái sản xuất kiến thức tổ chức, nhưng theo bản chất tự nhiên, cũng là nguồn gốc trì trệ của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp mới nổi là những doanh nghiệp có tính ổn định tương đối, hình thành một công cụ trung tâm để phối hợp các hành động của những người có liên quan trong phạm vị tổ chức. Các thông lệ vận hành và các hành vi dựa trên nguyên tắc làm giảm khoảng cách nhận thức giữa các thành viên nội bộ. Công cụ trung tâm giúp sắp xếp đồng đều các nhận thức, hiểu biết, mục tiêu và động lực.

Nelson và Winter (1982) cho rằng, thông lệ vận hành hoá hoạt động trong doanh nghiệp là hình thức lưu trữ quan trọng nhất các kiến thức vận hạnh cụ thể. Về cơ bản, doanh nghiệp có thể nhớ lại bằng cách hành động, mặc dù có một số chuẩn bị kỹ lưỡng và phẩm chất quan trọng. Doanh nghiệp nhớ lại một thông lệ vận hành phần lớn bằng cách thực hiện nó cũng tương tự như một cá nhân nhớ lại các kỹ năng bằng cách thực hiện nó. Thời điểm đạt được trí nhớ thông qua thực hiện nó hoàn toàn không chắc chắn thông qua những bản ghi nhớ hoặc các thiết bị lưu trữ chính thức khác. Tuy nhiên không thể phủ nhận, vai trò việc các doanh nghiệp lưu trữ các bản ghi nhớ chính chức. Nhưng có thể có nhiều ghi nhớ tổ chức hơn là những bản ghi chính thức. Hơn nữa, những xem xét chi phí làm cho “thực hiện” thành cách thức lưu trữ thông tin phổ biến ngay cả trong nhiều trường hợp khi các bản ghi chính thức về nguyên tắc có thể được giữ lại.

Doanh nghiệp tiếp tục hoạt động thông lệ vận hành chỉ với cách thức đơn giản khi tất cả các thành viên tiếp tục biết công việc của mình như những công việc đã được định nghĩa bởi thông lệ vận hành. Điều này có nghĩa, đầu tiên, họ lưu trữ được trong kho tài liệu của mình tất cả thông lệ vận hành thực sự được nhờ đến trong tình trạng hoạt động thông lệ vận hành nhất định trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong kho dữ liệu của doanh nghiệp, có nhiều kiến thức về công việc của một người hơn chỉ đơn thuần hơn là thông lệ vận hành phù hợp. Cũng có vấn đề về hiểu biết những thông lệ vận hành gì để thực hiện và khi nào để thực hiện chúng. Đối với thành viên cá nhân, điều này đưa đến khả năng nhận thức và lý giải một dòng thông điệp đến từ các thành viên khác và từ môi trường. Khi nhận và lý giải được thông điệp, thành viên sử dụng thông tin có trong đó để lựa lựa chọn và thực hiện một thông lệ vận hành phù hợp từ kho tài liệu của riêng mình.

Hoạt động hình thành và gửi đi thông điệp phù hợp được xem như sự thực hiện của một thông lệ vận hành bởi các thành viên có liên quan. Có một loạt các trường hợp quan trọng mà trong đó nguồn gốc thông điệp xảy ra một cách ngẫu nhiên trong thực hiện một thông lệ vận hành thường được chỉ dẫn đến đầu cuối khác.

Trong doanh nghiệp, các hoạt động thông lệ vận hành được mô tả bởi các dòng chảy thông tin. Một dòng chảy các thông điệp đi vào doanh nghiệp từ môi trường bên ngoài và từ đồng hồ, từ lịch. Các thành viên doanh nghiệp tiếp nhận các thông điệp này, lý giải chúng và rút các thông điệp này ra từ kho dự trữ tài liệu trong khi thực hiện các thông lệ vận hành. Hoặc như một hệ quả ngẫu nhiên của những loại hành động khác hoặc như những hành động có chủ ý của giao tiếp, sự thực hiện thông lệ vận hành bởi mỗi thành viên doanh nghiệp tạo ra một dòng thông điệp đến người khác. Những thông điệp này lần lượt được lý giải khi cần thiết cho những thực thi cụ thể bởi những người tiếp nhận, tạo ra những thực hành, thông điệp và lý giải khác…Tại bất cứ thời điểm nhất định nào, các thành viên doanh nghiệp đáp lại các thông điệp xuất phát từ các thành viên khác cũng như từ môi trường. Mô tả ở trên về quá trình khi bắt đầu với đầu vào thông tin từ các nguồn bên ngoài hoặc các thiết bị theo dõi thời gian đơn thuần chỉ là một thuận tiện tiếp cận. Trong thực tế, có một “dòng chảy tuần hoàn” cân bằng nội bộ các thông tin của doanh nghiệp trong hoạt động thông lệ vận hành. Nhưng đó là một dòng chảy được bổ sung liên tục bởi các nguồn thông điệp bên ngoài và các thiết bị theo dõi thời gian.

Trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa hoạt động thông lệ vận hành và bộ nhớ doanh nghiệp, hoặc để xác định thông lệ vận hành hoá của hoạt động đóng vai trò như trọng điểm của của kiến thức vận hành trong doanh nghiệp. Thông tin thực sự được lưu trữ chủ yếu trong trí nhớ của các thành viên của doanh nghiệp, trong đó tập trung vào kiến thức ẩn và hiển, cấu tạo nên các kỹ năng và thông lệ vận hành của họ, năng lực ngôn ngữ tổng quát, và yêu cầu đặc biệt của hình thái ngôn ngữ doanh nghiệp. Trong khía cạnh trí nhớ của các thành viên riêng lẻ, lưu trữ nhiều thông tin cần thiết cho thực hiện thông lệ vận hành của doanh nghiệp, kiến thức mà doanh nghiệp sở hữu có thể rút gọn thành kiến thức của các thành viên riêng rẻ.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *