Định nghĩa và bản chất về doanh nghiệp như một hệ thống

1. Định nghĩa hệ thống

Thuật ngữ “hệ thống” (system) được hiểu theo nhiều quan điểm khác nhau. Cụ thể, hệ thống có thể hàm ý hệ thống các con số, các phương trình; hệ thống giá trị và tư tưởng; hệ thống pháp luật; hệ thống năng lượng; hệ thống quản lý, chỉ huy và kiểm soát … Dưới mỗi góc độ tiếp cận, thuật ngữ “hệ thống” được định nghĩa theo các cách khác nhau; tuy nhiên, một cách khái quát, hệ thống đều mang ý nghĩa là một tổng thể hợp nhất. Theo quan điểm của Bertalandffy – nhà sáng lập và là người đặt nền móng cho thuyết hệ thống tổng quát, doanh nghiệp dưới góc độ hệ thống được định nghĩa là “một tập hợp các phần tử tương tác với nhau nhằm duy trì sự tồn tại và đạt được mục đích chung” (Bertalandffy, 1968, p.97).

Theo Miller (1973, p.68), hệ thống “là một tập hợp các đơn vị tương tác với nhau“. Các đơn vị này có một số đặc tính chung và có mối quan hệ tương tác lẫn nhau. Định nghĩa này nhấn mạnh yếu tố quan trọng tạo nên một hệ thống chính là “tập hợp” hay chính là sự hợp nhất của các đơn vị có mối liên hệ mật thiết với nhau. Mỗi một đơn vị đều được kết hợp chặt chẽ và chịu sự tác động bởi đơn vị khác. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi hay hạn chế sự phát triển trong hệ thống (Miller, 1973, p.68). Theo cách ngắn gọn hơn, Boulding (1985) cho rằng hệ thống là bất cứ thứ gì đó không mang tính hỗn loạn; trong khi đó, theo quan điểm nghiêm ngặt của Giáo hội phía tây (West Churchman), hệ thống là một cấu trúc được tổ chức bởi các thành phần. Ngoài ra, một định nghĩa về hệ thống mang tính khoa học hơn được đưa ra bởi Ackoff (1981). Cụ thể, ông cho rằng hệ thống là một tập hợp của hai hay nhiều yếu tố thỏa mãn ba điều kiện sau:

• Hành vi của mỗi yếu tố có ảnh hưởng đến hành vi của tổng thể;
• Hành vi của các yếu tố và mức độ tác động của chúng lên toàn bộ hệ thống là phụ thuộc lẫn nhau;
• Tất cả các nhóm nhỏ được hình thành trong hệ thống đều có ảnh hưởng đến hành vi của toàn bộ hệ thống nhưng không tác động độc lập lên nhóm đó.

Quan điểm về hệ thống của Hitchins (1992) được giới học giả đánh giá là khoa học và thực tế. Cụ thể, ông định nghĩa hệ thống là một tập hợp các thực thể liên quan đến nhau nhằm giảm bớt yếu tố cá thể.

Nhìn chung, các quan điểm trên đều đồng thuận rằng hệ thống là toàn bộ tổ chức, trong đó các bộ phận có liên quan với nhau, tạo ra các đặc tính nổi và có một số mục đích nhất định. Tập hợp các phần tử này tác động qua lại lẫn nhau, tạo thành một cấu trúc, một chỉnh thể nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung dưới tác động qua lại giữa nội bộ các phần tử và môi trường bên ngoài. Tổ chức bao gồm các thành phần phụ thuộc lẫn nhau (hay chính là các tiểu hệ thống), có khả năng tương tác lẫn nhau để tạo thành một thể thống nhất. Tổ chức có khả năng thay đổi các tiểu hệ thống và quá trình thay đổi này tương đối phức tạp. Một cách đơn giản, tổ chức bao gồm các cá nhân cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung của tổ chức; các cá nhân này lại làm việc theo các nhóm, phòng ban khác nhau (tiểu hệ thống) và có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Đồng thời, tổ chức cũng được xem là một tiểu hệ thống của các tổ chức lớn hơn như ngành công nghiệp, khu kinh tế hay xã hội.

2. Môi trường, ranh giới và yếu tố thời gian

Môi trường (environment) là tất cả những gì nằm ngoài hệ thống đang nghiên cứu nhưng có quan hệ tác động đến hệ thống, được chia thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài hệ thống. Theo Miller (1973, p.64), môi trường “là những gì tồn tại trong một không gian xác định đối với hệ thống tập trung”. Môi trường có thể tồn tại dưới một số dạng cụ thể như: không gian thực tế (pragmatic space), không gian tri giác (perceptual space), không gian tồn tại (existential space), không gian nhận thức (cognitive space), không gian trừu tượng (logical or abstract space), không gian lý thuyết (conceptual spaces), và không gian vật lý (physical space).

Không gian thực tế (pragmatic space) là tập hợp những hành động thể chất nhằm kết nối hệ thống sống với môi trường tự nhiên và hữu cơ của nó. Không gian tri giác (perceptual space) là định hướng tức thời để định hình một thực thể có ý thức. Không gian tồn tại (existential space) hình thành nên môi trường cá nhân ổn định và kết nối môi trường này với xã hội có bản sắc văn hóa đặc thù. Không gian nhận thức (cognitive space) là những kinh nghiệm có ý thức về thế giới vật chất; trong khi đó, không gian trừu tượng (logical or abstract space) thuộc môi trường bao gồm các hệ thống trừu tượng nhằm cung cấp công cụ để mô tả những hệ thống khác.

Theo ý nghĩa toán học, định nghĩa chung nhất về không gian được đưa ra là tập hợp các yếu tố phù hợp với một số yêu cầu nhất định. Không gian lý thuyết (conceptual spaces) có thể bao hàm bất kỳ một con số nào, còn không gian vật lý (physical space) là phần mở rộng xung quanh một điểm. Hình học cổ điển ba chiều của Eculid được đánh giá là mô tả chính xác nhất tất các vùng trong không gian vật lý. Tuy nhiên, lý thuyết tương đối tổng quát hiện đại đã chỉ ra rằng không gian vật lý được mô tả chính xác hơn bằng hình học bốn chiều (trong đó có không gian 3 chiều và 1 chiều thời gian).

Thông qua tác động qua lại liên tục giữa hệ thống và môi trường, môi trường sẽ ảnh hưởng đến hệ thống và ngược lại. Khi đề cập đến các hệ thống xã hội, sự tương tác này thể hiện rõ ràng theo từng cặp (hệ thống – môi trường) như tập thể – cá nhân, tâm hồn – thể chất, ý thức – tiềm thức … Đối với mỗi hệ thống, sự tác động giữa các cặp trên đây thể hiện ở mỗi khía cạnh khác nhau. Chính vì vậy, khi nghiên cứu, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống cần xem xét kỹ mức độ tác động của môi trường đến hệ thống.

Để xác định môi trường của hệ thống, ranh giới (boundary) phải được xác lập để phân biệt các hệ thống cũng như môi trường tác động. Ranh giới “bao quanh hệ thống, theo đó cường độ của các tương tác qua ranh giới này ít hơn so với các tương tác trong hệ thống” (Skyttner, 2006, p.70) . Thông thường, ranh giới cho phép xác định những phần tử, yếu tố thuộc hay không thuộc hệ thống đang xem xét. Để vượt qua ranh giới này, các phần tử thường mang một tính chất khác biệt hoặc được chuyển đổi theo cách thức nào đó. Trong hệ thống thông tin, các ranh giới sẽ có một mã hóa và cách giải mã khác nhau để phân biệt với các ranh giới khách. Tuy nhiên, các hệ thống không phải lúc nào cũng tồn tại ranh giới rõ rang; vì vậy, khía niệm bối cảnh ra đời biểu thị khu vực với các ranh giới tồn tại xung quanh hệ thống (Skyttner, 2006).

Trong không gian hình học bốn chiều về hệ thống, thời gian (time) đuợc xem là chiều thứ tư, thể hiện tính liên tục của không gian vật chất. Thời gian (time) được định nghĩa “là khoảnh khắc hoặc khoảng thời gian cụ thể mà tại đó có một cấu trúc tồn tại hay một quá trình diễn ra”. Để nghiên cứu tất cả các khía cạnh của hệ thống, cụ thể hơn để đo khoảng thời gian, tốc độ và gia tốc, đơn vị thời gian thông thường như giây, phút, ngày, năm được xem là phù hợp nhất. Một hệ thống cụ thể có thể di chuyển theo bất kỳ hướng nào trong không gian, nhưng về mặt thời gian thì chỉ có thể tiến theo một chiều nhất định (Miller, 1973).

Trong một hệ thống, các phần tử có thể được kết nối với nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu mối liên kết này chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian đặc biệt thì cấu trúc đa phương này được gọi là cấu trúc tạm thời, còn nếu liên kết diễn ra không liên tục thì hệ thống mang cấu trúc chu kỳ.

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 460-463.