Bộ nhớ (organizational memory) và khả năng hấp thụ kiến thức (absorptive capacity) của tổ chức

2. Sự vận hành của bộ nhớ theo Levitt và March (1988)

Nghiên cứu của Levitt và March (1988) dựa trên khái niệm về các “thông lệ vận hành của tổ chức – organizational routines”, bao gồm các “hình thức, quy tắc, thủ tục, chính sách, chiến lược và công nghệ mà dựa vào đó tổ chức được xây dựng và đi vào hoạt động” (trang 320). Các thông lệ vận hành này cũng “bao gồm cấu trúc niềm tin, khuôn mẫu, mã số, văn hóa và kiến thức củng cố, xây dựng và trái ngược với các thông lệ vận hành chính thức” (trang 320). Các thông lệ này được xây dựng và thích ứng với môi trường qua “các bài học kinh nghiệm về lịch sử mà các tổ chức và các thành viên tổ chức có thể dễ dàng tiếp cận dù họ không thể trải nghiệm thời kỳ lịch sử đó” (trang 320). Đặc biệt, Levitt và March (1988) cho rằng tổ chức không chỉ học từ các kinh nghiệm trực tiếp của mình mà còn từ các kinh nghiệm của các tổ chức khác bằng cách quan sát (các kinh nghiệm gián tiếp). Tất cả các kinh nghiệm này đều là cơ sở cho việc học hỏi của tổ chức, và được xử lý qua ba giai đoạn (1) ghi nhận, (2) lưu giữ hoặc bảo tồn và (3) ghi nhớ. Theo các tác giả, các giai đoạn xử lý này là hoạt động hàng ngày của bộ nhớ tổ chức.

• Ghi nhận kinh nghiệm

Tổ chức thường xuyên tiếp nhận và có thể sử dụng lượng dữ liệu khổng lồ là những bài học kinh nghiệm trực tiếp và gián tiếp; những dữ liệu này có ảnh hưởng cả tích cực và tiêu cực lên tổ chức nhưng tổ chức không thể đồng thời chú ý tới tất cả các yếu tố. Tổ chức phải chú ý tới chi phí chuyển đổi các kinh nghiệm thành những thông lệ vận hành và chi phí bảo lưu các thông lệ này trong bộ nhớ tổ chức. Dù có quy trình ghi lại các dạng thông lệ vận hành khác nhau trong các hoàn cảnh khác nhau, nhưng quy trình này chỉ có thể thực hiện thành công một phần nào đó. Trong thực tế, không phải tất cả mọi thứ đều được ghi lại trong bộ nhớ tổ chức (Levitt và March, 1988). Một phần lớn bài học kinh nghiệm không được ghi lại do chi phí phát sinh quá cao. Do đó, tổ chức phải quan tâm tới vấn đề này một cách có lựa chọn: tổ chức phải thường xuyên phân biệt đâu là các kinh nghiệm hữu ích, có lợi cho hành động tương lai và chỉ những kinh nghiêm liên quan tới các vấn đề được đặt ra sẽ được giữ lại và được tiếp nhận trong bộ nhớ tổ chức. Các kinh nghiệm này sẽ tiếp tục được xử lý và lưu giữ trong bộ nhớ (Levitt và March, 1988).

• Lưu giữ kinh nghiệm

Nếu kinh nghiệm không được chuyển giao từ người trải nghiệm kinh nghiệm đó cho những người khác, kinh nghiệm đó có thể bị mất đi sau quá trình thay đổi nhân sự. Chỉ những quy tắc bằng văn bản, những nội dung truyền ngôn và hệ thống học hỏi chính thức và không chính thức mới giảng dạy những bài học kinh nghiệm lịch sử. Việc chuyển giao này được thực hiện khá trực tiếp và các kinh nghiệm của tổ chức được lưu giữ đáng kể; nhưng đôi khi những kinh nghiệm tổ chức không được giữ lại và biến mất khỏi bộ nhớ hoạt động của tổ chức vì nhiều lý do khác nhau (Levitt và March, 1988) như: thời gian hạn chế hay tính hợp thức của nhân viên truyền tải kinh nghiệm (nhóm thực hiện không đúng hoặc số lượng nhân viên mới đông); xung đột với các quy tắc chuẩn; yếu kém trong kiểm soát.

• Nhắc lại kinh nghiệm

Có thời điểm dù tất cả các thông lệ vận hành của tổ chức được lưu giữ ổn định nhưng chỉ một phần bộ nhớ tổ chức được đem ra sử dụng hay thậm chí chỉ được sử dụng trong một đơn vị nhất định của tổ chức và cũng có những yếu tố có thể được sử dụng dễ dàng hơn những yếu tố khác. “Khả năng sử dụng này gắn với tần suất áp dụng thông lệ, thời gian sử dụng và sự gần gũi với hoạt động của tổ chức” (Levitt và March, 1988, trang 328). Khả năng có thể sử dụng này cũng liên quan một phần tới chi phí nghiên cứu và sử dụng những kinh nghiệm được lưu giữ trong bộ nhớ.