Thông lệ vận hành trong doanh nghiệp

Thông lệ vận hành trong doanh nghiệp

   1. Điều phối và kiểm soát

Các thông lệ vận hành đóng một vai trò quan trọng không chỉ bởi vì nó có giá trị tương đương với gen trong lĩnh vực xã hội mà còn bởi vì nó đảm nhận những vai trò trực tiếp trong các doanh nghiệp. Khi nghiên cứu về các đặc tính của thông lệ vận hành, người ta cũng đồng thời chỉ ra những vai trò mà thông lệ vận hành đảm nhiệm trong các doanh nghiệp.

Thông lệ vận hành điều phối các doanh nghiệp (Nelson và Winter 1982; March và Olsen, 1989; Dosi, Nelson và Winter 2000). Thông lệ hóa có nghĩa là các công việc sẽ được vận hành một cách theo thông lệ (Rumelt, 1995). Điều này trở nên đặc biệt rõ ràng khi hành động điều phối phối hợp bị phá vỡ do gián đoạn các thông lệ quan trọng. Sức mạnh điều phối của các thông lệ vận hành này bắt nguồn từ khả năng hỗ trợ sự đồng thời xảy ra của các hoạt động ở mức độ cao và cho phép các hoạt động này tương tác với nhau (Grant, 1996); từ việc đưa ra tính quy tắc, thống nhất, và có hệ thống đối với các hoạt động của nhóm; từ việc tạo ra nhiều hoạt động đồng thời cùng nhau (March và Olsen, 1989); và từ việc cung cấp cho những nhân tố tham gia những kiến thức về hành vi của các đối tượng khác để dựa vào đó mà giúp họ đưa ra quyết định của chính mình (Simon, 1947). Nelson và Winter (1982) xác định một số khía cạnh mà theo đó các thói quen ảnh hưởng đến sự điều phối hoạt động của doanh nghiệp: chúng bao gồm một thỏa ước tạm ngừng, cung cấp các hướng dẫn trong việc hình thành các chương trình, và đóng góp cho việc duy trì trật tự bằng cách thiết lập các khu vực trung lập (Barnard, 1938).

   2. Thỏa ước đình chiến

Theo Nelson và Winter (1982), những biểu hiện của doanh nghiệp có hai khía cạnh khác nhau: khía cạnh nhận thức và “động lực” hay “quản trị”. Bằng cách nhấn mạnh khía cạnh thứ hai, hai học giả muốn làm rõ rằng các liệu có phải quy trình trong tỏ chức vận hành một cách trơn tru khi các thành viên trong doanh nghiệp ít tạo ra các hành động gây ngạc nhiên hoặc gây cản trở hoặc các thành viên này không rời khỏi doanh nghiệp một cách không tự nguyện. Nelson và Winter (1982) không cho rằng các doanh nghiệp hoạt động trôi chảy vì không có những mối quan tâm khác nhau hoặc xung đột nội bộ nảy sinh từ những người này. Thay vào đó, điều này có thể là do sự kiểm soát. Tuy nhiên mặc dù các cơ chế cũng đóng một vai trò rất quan trọng nhưng có giới hạn trong việc thực thi sự vận hành của các thông lệ, các hệ thống kiểm soát thường để lại một khu vực tự do mà trong đó sự tuân thủ không thể bị ép buộc nhưng nó là một vấn đề động cơ thúc đẩy. Để đảm bảo sự tuân thủ trong khu vực tự do này, một “thỏa ước đình chiến – truce” giữa người lao động và người quản lý đã được thực hiện, với hiệu quả là “khối lượng công việc thường xuyên được thực hiện, khiển trách và khen tặng được thực hiện với tần suất thông thường và không có nhu cầu đã được thể hiện cho những thay đổi lớn về các mối quan hệ” (Nelson và Winter 1982, trang 110).

   3. Tiết kiệm nguồn lực trí tuệ

Các thông lệ vận hành giúp tiết kiệm các nguồn tài nguyên cho doanh nghiệp. Quan trọng hơn hết là thông lệ vận hành giúp tiết kiệm nguồn tài nguyên chi thức (economising on cognitive resources). Tài nguyên tri thức rất khan hiếm (Simon, 1947; March và Olsen, 1989). Không phải tất cả các lựa chọn thay thế cũng như không phải mọi hậu quả của bất kỳ một thay thế có thể được biết đến (March và Simon, 1958). Doanh nghiệp cũng không thể đồng thời tham gia vào tất cả các hoạt động đạt được các mục tiêu cùn một lúc. Các thông lệ vận hành giúp tiết kiệm khả năng xử lý thông tin khan hiếm và khả năng ra quyết định của các đơn vị (Simon, 1947; Penrose, 1959). Thông lệ vận hành có thể giúp giảm chi phí quản lý: khi các quy trình được thông lệ hóa, hợp đồng cũng trở nên ngày càng không cần thiết.

   4. Giảm bất ốn

Ở trên đã nêu, các thông lệ vận hành giúp tiết kiệm các nguôn lực trí thức. Việc giải phóng các nguồn lực tinh thần bằng các thông lệ vận hành cũn đóng góp quan trọng với khả năng của những nhân tố tham gia thông lệ vận hành với sự phức tạp và sự bất ổn. Vì thông lệ vận hành giải phóng các nguồn lực tinh thần, nên các nguồn lực này có khẳ năng hoạt động ngay cả khi có vấn đề về việc đánh giá tất cả các lựa chọn thay thế trong thời gian cho phép và mối quan hệ phương tiện-kết thúc không thể được làm rõ một cách chi tiết. Điều đó có nghĩa là, trong điều kiện phức tạp và không chắc chắn: “… bất ổn càng lớn sẽ gây ra những hành vi kiểm soát theo quy tắc để dự đoán những hiện tượng thường xảy ra có thể đoán trước được, vì vậy bất ổn chính là căn cứ cơ bản cho hành vi có thể dự đoán trước” (Heiner, 1983, p. 570).

Kết quả thực nghiệm ủng hộ ý kiến rằng thông lệ vận hành thực sự có thể làm giảm sự bất ổn, kể cả khi sự bất ổn này diễn ra mạnh mẽ. Các thông lệ vận hành giúp cho các cá nhân có thể giảm sự phức tạp của quá trình ra quyết định các nhân một cách triệt để. Avery (1996) phát hiện rằng “sự phát triển của thông lệ vận hành cá nhân được đi kèm với sự giảm xuống của bất ổn và sự tang lên của niềm tin vào sự phù hợp của mô hình phản ứng điển hình” (trang 3). Becker và Knudsen (2001) phân tích quá trình thông lệ hóa được thử nghiệm về việc chống lại luồng thông tin tăng lên như một phương pháp đối phó với sự bất ổn. Kết quả quan trọng nhất là kết quả này ủng hộ mạnh mẽ giả thuyết rằng việc phát triển của quá trình thông lệ hóa sec giúp giảm sự bất ổn được nhận thức. Những kết quả nghiên cứu này ủng hộ mạnh mẽ ý kiến rằng thông lệ vận hành có thể được coi như là một biện pháp để giải quyết sự bất ổn đặc biệt và sự bất ổn phổ biến.

   5. Sức ỳ, ổn định và hạn chế và trợ giúp

Thông lệ vận hành trong doanh nghiệp có sức ỳ. Thông lệ được liên kết một cách chặt chẽ với nhay và ngăn chặn những thay đổi trong tương lại có thể xảy ra đặc biệt ở cấp cơ sở. Kết quả thực nghiệm cũng lại chỉ ra thông lệ vận hành mang lại sự ổn định cho các doanh nghiệp và định hướng cho các hoạt động lặp đi lặp lại của doanh nghiệp (Knott và McKelvey, 1999). Ngược lại, một số nghiên cứu đã đưa ra kết luận rằng thông lệ vận hành là không hoàn toàn trì trệ mà nó có khả năng kết hợp với những thay đổi. Thông lệ vận hành của doanh nghiệp đóng góp cho cả hai mặt ổn định và thay đổi, và là một phần quan trọng trong khả năng linh động của doanh nghiệp (Feldman và Rafaeli, 2002).

Một động lực nữa thúc đẩy tính ổn định là các kết nối mà thông lệ vận hành tạo ra giữa con người (Feldman và Rafaeli 2002). Sự ổn định của thông lệ đóng một vai trò quan trọng: nó cho phép cơ chế phản hồi để đánh giá những thay đổi, để so sánh, và để cải thiện, hay tổng quát hơn, để học hỏi.

   6. Sự thúc đẩy – Triggers – Khởi điểm

Thông lệ vận hành được tạo nên bởi các động lực thúc đẩy (March và Olsen, 1989; Cohen, 1991). Sự thúc đẩy diễn ra theo hai cách: thông lệ vận hành được tạo nên bởi sự thúc đẩy và thông lệ vận hành cũng tạo ra sự thúc đẩy cho thông lệ vận hành khác.

Việc áp dụng các thông lệ vận hành xảy ra theo quy trình: hình thành – áp dụng và phản hồi. Các phản hồi này có tác dụng thúc đẩy hình thành nhữn thông lệ vận hành mới. Thông tin phản hồi gồm 2 dạng: phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Kết quả thực nghiệm cho thấy rằng phản hồi tiêu cực đóng vai trò như một động lực thúc đẩy mạnh mẽ hơn phản hồi tích cực (Avery, 1996). Những phản hồi tiêu cực sẽ tạo nên một động lực bắt buộc phải thay đổi để trở thành tích cực cho các thông lệ vận hành trong khi các phản hồi tích cực sẽ khiến các thông lệ vận hành duy trì tình trạng hiện tại, do đó so với các phản hồi tích cực thì các phản hồi tiêu cực chính là động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho sự hình thành của các thông lệ vận hành.

Gián đoạn (có thể được hiểu như là một điều gì mong đợi không xảy ra hoặc là một điều gì không mong đợi lại xảy ra bất ngờ) cũng có thể đóng vai trò như một sự thúc đẩy. Sự gián đoạn trong thông lệ vận hành tạo ra những hệ quả sau đó mà những hệ quả này phụ thuộc vào 2 yếu tố: thứ nhât đó là mức độ tổ chức của quy trình nơi mà sự gián đoạn xảy ra và thứ 2 là mức độ nghiêm trọng của sự gián đoạn này (Weick, 1990).

Sau những lần lặp đi lặp lại của những phản hồi tiêu cực và những gián đoạn này thì động lực thúc đẩy sẽ được hình thành và tạo nên những thay đổi tại điểm xảy ra những phản hồi tích cực và gián đoạn trong thông lệ vận hành.

   7. Tri thức hiện hữu hóa

Thông lệ vận hành hiện hữu hóa vào tri thức (embodying knowledge). Theo Nelson và Winter (1982), thông lệ hóa các hoạt động trong doanh nghiệp là hoạt động quan trọng nhất của lưu trữ các kiến thức vận hành cụ thể của doanh nghiệp (trang 99).  Thông lệ vận hành (và các tổ hợp kỹ năng hỗ trợ) là một kho lưu trữ quan trọng của kiến ​​thức của doanh nghiệp. Điều này cũng chứng tỏ thông lệ vận hành hiện hữu hóa các tri thức của doanh nghiệp.

 Kết luận: Chương này đi sâu vào tìm hiểu bản chất và cơ chế của thông lệ vận hành trong doanh nghiệp, một phần quan trọng trong thuyết tiến hóa của doanh nghiệp. Một trong những đặc điểm quan trọng của thuyết tiến hóa doanh nghiệp là nó giải thích cho những hành vi áp dụng của doanh nghiệp thông qua mối qua hệ giữa sự đởi mới và các cơ chế lựa chọn khác nhau. Nó cho thấy rằng các hành vi và thông lệ dựa trên nguyên tắc có thể cung cấp một cơ sở hữu ích cho thuyết tiến hóa của doanh nghiệp mà lien quan đến sự phát triển và thay đổi theo thời gian . Tuy nhiên, thuyết tiến hóa của doanh nghiêp vẫn chỉ còn là một lý thuyết cơ bản giải tích tại sao doanh nghiệp khác biệt và cung cấp phương tiện cho nghiên cứu về động lực của sự phát triển và tiến hóa.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *