Cấu trúc hành chính chức năng cơ bản (functional structure)

Trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản, lĩnh vực kinh doanh hẹp, mọi quyết định đều trực tiếp thuộc thẩm quyền của lãnh đạo cao nhất, thường là Giám đốc theo loại hình cấu trúc tổ chức cơ bản theo chức năng, thường gọi tắt là cấu trúc chức năng (functional structure). Ở một quy mô đủ lớn, các phòng ban chức năng được hình thành và luôn trực tiếp dưới sự điều hành của lãnh đạo cao nhất.

Cấu trúc chức năng cơ bản dựa trên sự giám sát trực tiếp, trong đó các cấp quản lý chiến lược đóng vai trò trung tâm. Trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản, lĩnh vực kinh doanh hẹp, mọi quyết định đều trực tiếp thuộc thẩm quyền của lãnh đạo cao nhất, thường là Giám đốc theo loại hình cấu trúc tổ chức theo chức năng, thường gọi tắt là cấu trúc chức năng (functional structure). Ở một quy mô đủ lớn, các phòng ban chức năng được hình thành và luôn trực tiếp dưới sự điều hành của lãnh đạo cao nhất.

Cấu trúc chức năng cơ bản của doanh nghiệp

 

Nguồn: Mintzberg (1993)

Cấu trúc cơ bản (simple structure) được đặc trưng bởi việc không có sự phân quyền chi tiết. Thông thường, tổ chức có ít hoặc không có cơ cấu kỹ thuật, ít nhân viên hỗ trợ, phân chia lao động lỏng lẻo, sự khác biệt giữa các đơn vị và hệ thống cấp bậc là tương đối nhỏ. Hành vi của tổ chức thường không được quy chuẩn và việc lập kế hoạch, đào tạo hoặc trao đổi thông tin rất ít khi được thực hiện. Trên tất cả, đó là sự linh động. Sự phối hợp trong tổ chức được thực hiện chủ yếu bằng cách giám sát trực tiếp. Cụ thể, thẩm quyền để đưa ra tất cả các quyết định quan trọng có xu hướng tập trung trong tay của giám đốc điều hành. Như vậy, vị trí quản lý chiến lược cấp cao chính là phần cốt lõi của cấu trúc. Thực tế, cấu trúc thường bao gồm chỉ một vị trí quản lý chiến lược và duy trì sự linh động trong các hoạt động cốt lõi. Việc phân nhóm các đơn vị thường không được thực hiện do cơ sở chức năng lỏng lẻo. Tương tự, các luồng trao đổi thông tin trong cấu trúc này không được quy chuẩn hóa và đa phần chỉ diễn ra giữa giám đốc điều hành với những người khác. Tương tự, việc đưa ra quyết định cũng không được quy chuẩn nhưng việc tập trung quyền lực cho phép phản ứng nhanh trong mọi tình huống.

Cấu trúc chức năng đơn giản, thường theo chức năng (functional structure), hoạt động theo nguyên tắc “lệnh thống nhất” (unit of command) của Fayol (1930), theo đó một cá nhân chỉ nhận lệnh từ một lãnh đạo duy nhất trên anh ta. Bản chất của cấu trúc chức năng là theo phân quyền hàng dọc, lãnh đạo cao hơn có quyền ra lệnh và buộc cấp dưới trực thuộc ngành dọc thực hiện công việc theo yêu cầu và chỉ dẫn của mình. Lãnh đạo của bộ phận này tuyệt đối không được truyền lệnh cho nhân viên cấp dưới của các bộ phận khác không do anh ta trực tiếp điều hành. Ví dụ lãnh đạo E (Trưởng phòng kỹ thuật) được quyền ra lệnh điều động nhân viên F (kỹ thuật viên), nhưng không được quyền điều động nhân viên G trực thuộc lãnh đạo A (Trưởng phòng sản xuất) của bộ khác (Sản xuất); theo đúng nguyên tắc lệnh thống nhất, ngay cả lãnh đạo cao nhất X (Giám đốc) cũng không được phép điều động trực tiếp nhân viên F và G, mà phải thông qua lãnh đạo cấp dưới A và E trực thuộc mình.

Các mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng được tổ chức khá đa dạng, theo chức năng, theo sản phẩm/dịch vụ, vùng địa lý, phân loại khách hàng, qui trình thực hiện hoặc theo các đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU) như cùng cạnh tranh trong 1 ngành, cùng sử dụng 1 công nghệ sản xuất, cùng hướng tới 1 phân loại khách hàng. Ví dụ minh họa như sau:

Hình 2: Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng cơ bản

 

Mô hình cấu trúc chức năng có các ưu điểm sau:

  • Đơn giản, không tồn tại quan hệ chồng chéo cấp dưới; không mâu thuẫn về chuyên môn giữa các bộ phận;
  • Các nhà quản lý cấp cao tham gia điều hành trực tiếp các hoạt động và có thể kiểm soát các hoạt động từ trên xuống;
  • Cơ cấu chức năng phân định rõ vai trò và nhiệm vụ, tăng tính trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận, cá nhân. Các phòng ban chức năng tập trung vào chuyên môn, từ đó thúc đẩy phát triển kiến thức trong lĩnh vực chức năng riêng biệt;
  • Nhân sự ở cùng một bộ phận chức năng có thể giám sát lẫn nhau để đảm bảo cho tất cả đều thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả, làm cho quá trình làm việc trở nên hiệu quả hơn, giảm chi phí và tăng tính linh hoạt cho việc điều hành.

Tuy nhiên, mô hình cấu trúc này cũng có một số nhược điểm sau:

  • Các nhà quản lý cấp cao tập trung vào chức năng nhiệm vụ của mình, trở nên quá tải với các hoạt động thường xuyên và quá quan tâm đến lợi ích chức năng hẹp, cá nhân của mình hoặc bộ phận mình hơn là lợi ích chung. Các phòng ban chức năng có xu hướng hướng nội, xây dựng các “lô cốt chức năng”, gây khó khăn trong việc tích hợp kiến thức, thiếu tầm nhìn chiến lược tổng thể, cứng nhắc, không phối hợp với các bộ phận chức năng khác;
  • Các tổ chức chức năng có thể không linh hoạt do đường truyền thông tin từ lãnh đạo đến người thực hiện quá dài dẫn đến khó khăn khi cần ra các quyết định nhanh chóng và rủi ro sai lệch thông tin cao;
  • Cấu trúc chức năng tập trung vào các chức năng cụ thể nên không phù hợp đối với các doanh nghiệp lớn, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ hay địa lý; khả năng thích nghi kém với các thay đổi của môi trường.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 300-302.