Mô hình hệ thống khả thi (viable system theory)

Hệ thống khả thi lần đầu tiên được Beer (1980) đề cập đến. Hệ thống này có khả năng tự sửa chữa, tự nhận thức, đệ quy và duy trì đặc điểm của mình. Theo Beer (1980), cấu trúc và nguyên tắc hoạt động của hệ thần kinh về mặt điều khiển, thích nghi, học hỏi và phát triển có thể áp dụng vào tất cả các loại hình tổ chức. Khi có sự cố trong hoạt động, nguyên lý điều khiển sẽ bị vi phạm. Các tổ chức trong thực tế rất phức tạp như “một đống lộn xộn” (Beer, 1980). Để điều hành được tổ chức thì nhà quản lý phải giải quyết được đống lộn xộn đó dựa trên một số quy tắc được trình bày trong mô hình mà ở đó, chức năng điều khiển và khái niệm về sự đa dạng là mối quan tâm chính. Giải pháp chung có vấn đề này là trung hòa sự đa dạng. Điều này được định nghĩa trong “luật đa dạng tiên quyết”, theo đó: sự đã dạng của đơn vị điều khiển ít nhất phải tương đương với sự đa dạng dạng cua hệ thống được kiểm soát.

Sự đa dạng đôi khi phải được nhân lên, đôi khi cần được chặn lại bởi bộ khuếch đại hoặc bộ suy hao. Đầu dò đóng vai trò như người thông dịch trong quá trình trao đổi thông tin qua ranh giới các hệ thống. Beer (1980) đã sử dụng những khái niệm quan trọng để tại nên những nguyên tắc cho các hệ thống khả thi

• Quy tắc đầu tiên của tổ chức

Phong phú, khuếch tác quan một hệ thống thể chế, có xu hướng cân bằng và được thiết kế để thực hiện nhiệm vụ sao cho mức chi phí và mức độ tác động tiêu cực tới con người là nhỏ nhất.

• Quy tắc thứ hai của tổ chức

Các kênh truyền thông tin giữa các đơn vị quản lý, việc vận hành và môi trường cần phải lớn hơn hệ thống.

• Quy tắc thứ ba của tổ chức

Bất cứ khi nào thông tin được một kênh mang qua giới hạn nó sẽ được chuyển tải và công cụ truyền tải cần phong phú hơn kênh vận chuyển thông tin.

• Quy tắc thứ tư của hệ thống

Việc tiến hành ba quy tắc trên cần phải được tái thực hiện liên tục qua thời gian mà mà không bị gián đoạn. Tất cả các tổ chức khả thi đều bao gồm 5 mức độ được thảo luận dưới đây. Hệ thống một đề cập đến những đơnv vị bị kiểm soát. Chúng được minh hoạc bởi các bộ phận hoặc công ty con của một doanh nghiệp trong hình.

Hình 1: Thành phần tổ chức cơ bản của doanh nghiệp

Nguồn: Skyttner (2006, trang 134)

Hình vuông là các hoạt động quản lý cần thiết để điều hành tổ chức, hình tròn là hoạt động cấu tạo nên hệ thống khả thi, hình chữ nhật cạnh tròn là toàn bộ môi trường. Mũi tên là những tương tác giữa 3 thực thể chính, mỗi mũi tên thể hiện một lần nhân lên của các kênh trong đó các thực thể có tác động lẫn nhau. Bộ khuyếch đại hướng tới tín hiệu đầu vào ít đa dạng và bộ suy hao hướng tới tín hiệu có độ phong phú cao, từ đó cân bằng sư phong phú.

Rõ ràng rằng hộp quản lý hình vuông ít phòng phú hơn hình tròn hoạt động và hoạt động lại ít phong phú hơn môi trường. sự đa dạng có thể bị làm suy hao hoặc khuếch đại để đạt được những trạng thái phù hợp mà trạm tiếp nhận có thể xử lý.

Hệ thống hai điều phối các bộ phận của hệ thống một một cách hòa hợp. Nó bao gồm những hệ thống thông tin cần thiết cho những quyết định phân cấp trong hệ thống một và để giải quyết các vấn đề giữa các hệ thống một với nhau. Những giao động thiếu kiểm soát giữa các phần được chặn lại vởi hệ thống hai. Một hệ thống hai hoạt động liên tục là cần thiết mặc dù mức độ đa dạng tiên quyết của nó chỉ làm việc theo các giảm dần. Kiểm toán là một chức năng đặc trưng của hệ thống hai tạo nên một kênh giữa hệ thống ba và việc vận hành trong hệ thống hai.

Hệ thống ba rất cần thiết trong doanh nghiệp và các thành phần chức năng chính của nó bao gồm marketing, kế toán, nhân sự … Hai trong số những công việc của hệ thống là duy trì liên kết nội bộ của cơ sở hạ tầng bên trong hệ thống và cấu hình chính xác của hệ thống một. Nó cũng đồng thời thông dịch các quyết định chính sách của mức độ quản trị cao hơn để phân bổ nguồn lực vào một phần của hệ thống một.

Trong khi hệ thống ba xử lý bên trong doanh nghiệp, hệ thống bốn xử lý các công biệc bên ngoài bao gồm quản lý các liên lạc bên ngoài, phát triển hoạch định công việc và doanh nghiệp. Tương lai không tự xảy ra mà nó cần được thiế kế, đó là công việc của hệ thống bốn. Hệ thống bốn còn có trách nhiệm phân phối các thông tin về môi trường tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó. Những thông tin khẩn cấp và những dấu hiệu báo động từ mức độ thấp hơn phải được tiếp nhận và đưa tới hệ thống năm.

Hệ thống năm hoàn thành hệ thống và đóng mô hình. Nó giám sát sự cân bằng trong vận hành của hệ thống ba và hệ thống bốn. Hệ thống năm chịu trách nhiệm cho các chính sách và đầu tư chính liên quan tới cơ sở hạ tầng. Ví dụ như cổ đông, các nhà quản lý của một trường đại học, hai ban giám dốc của một doanh nghiệp đa quốc gia cho thấy cách thức hoạt động của hệ thống năm.

Mục đích cuối cùng của điều khiển vận hành là duy trì cân bằng nội môi. Việc quản lý chi phí, chất lượng, hàng tồn kho của một soanh nghiệp chính là một số ví dụ về điều chỉnh cân bằng nội môi. Điều này diễn ra theo thứ bậc hay theo các chuỗi yêu cầu. để nhấn mạnh sự song song giữa VSM và cơ thể con người, hãy xem xét việc hoạch định cho những sự kiện trong tương lai của doanh nghiệp. Điều này được bắt đầu bằng cách điều khiển từ một bộ phận được xác định (não hoặc buổi họp thường niên của các cổ đông). Thông tin liên quan đến quyết định được chuyển thành các đơn vị (xung thần kinh hoặc ban giám đốc) giúp chuyển việc điều khiển sang việc thực hiện các lệnh (xung thần kinh hoặc thông điệp). Những lệnh này sau đó được thông dịch bởi các đơn vị bị tác động (các chi hoặc các phòng ban) giúp thực hiện các lệnh. Khi tất cả mọi thứ được hoàn thành, đơn vị nhận được thông báo rằng công việc đã được hoàn thành (hồi đáp hoặc báo cáo).

Mỗi hệ thống khả thi đều có các đơn vị điều khiển (lá lách hoặc kế toán) giúp kiểm tra xem liệu các việc cần làm đã được thực hiện đúng hay chưa. Một số đơn vị có chức năng đánh giá (não hoặc bộ phận kiểm toán). Kết quả chưa đầy đủ được nhận xét và đo lường để sửa chữa lỗi sai.

Vì Beer (1980) tập trung vào cải thiện chất lượng tổ chức, ông đã đưa ra ba chỉ số cho các mức độ đạt được như sau:

1. Thực tế: Những kết quả đạt được sử dụng những nguồn lực và hạn chế hiện tại.
2. Khả năng: Các kết quả có thể đạt được với nguồn lực hiện tại và ttrong phạm vi các hạn chế hiện tại.
3. Sự tiềm năng: Điều có thể đạt được bằng cách phát triển các nguồn lực và loại bỏ các hạn chế, rào cản

Nếu những chỉ số này liên quan tới nhau như được trình bày dưới đây thì sẽ tạo ra khái niệm về năng suất, độ trễ và hiệu suất.

A/C = năng suất    C/P = độ trễ     A/P = hiệu suất

Mục đích của hệ thống khả thi là thể hiện một hệ thống thực hiện tốt các chức năng của mình. Một số khẳng định đầy đủ thông tin liên quan tới những điểm mạnh hoặc điểm yếu về mặt tổ chức được đưa ra dưới dạng một mô hình. Một số khẳng định được khẳng định như sau:

• Sự tự do hoặc tự động của tổ chức được định nghĩa qua sự tương tác giữa lực hoạt động ngang và lực thống nhất dọc. Nếu sự tự động trở thành đồng nghĩa với sự cô lập thì sự kết hợp của tổ chức sẽ biến mất.
• Mức độ gắn kết về mặt tổ chức phụ thuộc vào mục đích của hệ thống. sự can thiệp của hệ thống Meta chỉ cần thiết nếu nó bảo đảm một hệ thống khả thi gắn kết.
• Những lỗi sai trong hệ thống phức tạp là do sự bất ổn cố hữu, không phải do một lý do nào đó.
• Hệ thống 2, 3, 4 hoặc 5 của một tổ chức thường trở nên độc đoán và cố hết sức để duy trì khả tồn tại theo quyền của riêng mình, điều đó có nghĩa là họ trở nên quan lieu. Họ không nên hi sinh toàn bộ hệ thống để tiếp tục chức năng đó.
• Hệ thống năm đôi khi trở thành hệ thống 3 nếu hệ thống 4 yếu.
• Những người quản lý hệ thống ba thườngcan thiệp quá thường xuyên trong quá trình quản trị của hệ thống 1.
• Hệ thống hai thường không được thiết lập một cách đầy đủ bởi nhà quản lý hệ thống một thường phẫn nộ trước những can thiệp.
• Hệ thống bốn yếu do nó được coi như một chức năng của nhân viên.
• Hệ thống năm không tạo nên bản sắc và không thể hiện được tầm quan trọng của toàn bộ hệ thống đối với môi.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 487-490.