Cấu trúc tổ chức phân cấp cộng đồng (hierarchy-community phenotype model)

Burns và Stalker (1961) nghiên cứu về ngành công nghiệp điện tử ở Anh; và nhận thấy rằng cấu trúc tổ chức phân cấp truyền thống của các doanh nghiệp điện tử chỉ thích hợp hoạt động trong điều kiện ổn định và do đó không phù hợp với ngành công nghiệp điện tử đang chứng kiến nhiều thay đổi và phát triển trong thế kỷ 20. Vì vậy, hai học giả này đề nghị những doanh nghiệp đang hoạt động trong môi trường năng động thay đổi nên chuyển đổi cơ cấu tổ chức từ truyền thống sang cấu trúc tổ chức phân cấp cộng đồng (Hierarchy-community phenotype model) bởi cấu trúc này có để thích nghi được với điều kiện môi trường và thị trường. Cấu trúc tổ chức phân cấp cộng đồng được mô tả như là một mạng lưới trong đó các hoạt động quản lý, kiểm soát, truyền thông,… được tiến hành theo chiều ngang thay vì chiều dọc. Trong cấu trúc này, toàn bộ trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của các thành viên sẽ được xác định lại thông qua sự tương tác, mối quan hệ với nhau trong doanh nghiệp.

Sang thế kỷ 21, mặc dù gần như hầu hết các tổ chức đều không còn áp dụng cấu trúc phân cấp thuần túy nhưng nhiều nhà quản lý vẫn thiếu thông tin cơ cấu tổ chức cộng đồng trong tổ chức của mình. Ngày nay, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là nơi nhân viên đến làm việc mà còn là nơi họ thể hiện bản sắc cá nhân, là “ngôi nhà thứ hai”, là một công đồng quen thuộc của mỗi nhân viên. Những doanh nghiệp/ tổ chức trong thế kỷ 21 không chỉ là một hế thống phân cấp đảm bảo đạt được hiệu quả và lợi nhuận cao nhất mà còn là một cộng đồng nơi mọi người trong đó cùng nhau làm việc, hợp tác và phát triển, là nơi đáp ứng các nhu cầu được học hỏi, cống hiến và sáng tạo của nhân viên.

Chính vì thế, để một tổ chức duy trì được tính cạnh tranh trong một môi trường hay thay đổi chính là áp dụng mô hình cấu trúc phân cấp cộng đồng. Mô hình mang tính kết hợp này thường được dử dụng cho các nhóm dự án, các phòng ban chuyên môn có nhiều tính năng liên quan đến cộng đồng để bổ sung cho mô hình phân cấp đơn thuần. Trong mô hình này, tất cả các hoạt động chính thức và phi chính thức của nhân viên trong tổ chức sẽ góp phần củng cố thêm cấu trúc của tổ chức.

1. Mô hình hiện tượng phân cấp cộng đồng trong cơ cấu tổ chức

Khái niệm Hiện tượng là một kiểu hình học đề cập đến các đặc tính có thể quan sát được của sinh vật dựa trên đặc tính gen của cơ thể và ảnh hưởng của môi trường. Đặc tính gen của cơ thể thường được xác định bởi gen Alen (gen đẳng vị). Theo mô hình này, sự tham gia chính thức, theo cấp bậc của nhân viên, và sự tham gia không chính thức của cộng đồng do chịu ảnh hưởng của môi trường góp phần tạo nên những đặc điểm có thể quan sát được (hiện tượng) của tổ chức. Nói cách khác, giống như tất cả các cặp gen Alen có chức năng xác định đặc điểm của cơ thể, sự kết hợp giữa các tham gia không chính thức của cộng đồng và tham gia chính thức, theo cấp bậc, của nhân viên trong một tổ chức sẽ xác định cấu trúc của tổ chức đó. Do có sự kết hợp này nên mô hình của tổ chức sẽ là một dãy quang phổ chạy dọc giữa cấu trúc phân cấp thuần túy và cấu trúc tổ chức cộng đồng.

Hình 1: Mô hình hiện tượng phân cấp cộng đồng trong cơ cấu tổ chức

Nhìn chung, mô hình hiện tượng phân cấp cộng đồng trong cơ cấu tổ chức là sự kết hợp cả cấu trúc phân cấp và cấu trúc cộng đồng song song và bổ sung cho nhau trong hoạt động của tổ chức. Thực tế, sơ đồ tổ chức được sử dụng để nghiên cứu cấu trúc phân cấp dẫn đến vai trò và thẩm quyền của mỗi thành viên của tổ chức. Đồng thời phân tích mạng lưới xã hội để sơ đồ hóa cấu trúc cộng đồng trong tổ chức này nhằm xác định những ảnh hưởng của mỗi cá nhân đến tổ chức dù làm việc ở những địa điểm và môi trường khác nhau. Bằng cách thừa nhận cấu trúc cộng đồng trong mô hình tổ chức, các nhà quản lý có thể định hưỡng rõ ràng hơn cho doanh nghiệp của mình theo hướng hoạt động sáng tạo, linh hoạt và chia sẻ.

2. Ưu và nhược điểm của mô hình

• Ưu điểm của mô hình:

Thứ nhất, mô hình có sự kết hợp giữa cấu trúc phân cấp và cấu trúc cộng đồng nên thẩm quyền, trách nhiệm của các thành viên được xác định một cách rõ ràng. Từ đó, người quản lý có thể phân bổ các nguồn lực, áp dụng các hình thức khen thưởng/ kỷ luật đúng đối tượng. Ngoài ra còn tránh được sự nhầm lẫn, chồng chéo về ranh giới giữa các phòng ban và công việc. Bên cạnh đó, do cũng áp dụng cả cấu trúc cộng đồng nên mỗi thành viên đều được khuyến khích tham gia, thể hiện năng lực bản thân của mình trong tổ chức. Điều này giúp tổ chức hoạt động linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả hơn.

Thứ hai, mô hình này tạo điều kiện cho hoạt động giao tiếp giữa các thành viên theo đúng trình tự, thống nhất và hiệu quả. Mặc dù các nhân viên được quyền đưa ra ý kiến riêng cá nhân để đóng góp cho công việc chung của tổ chức nhưng sau cùng các ý kiến này sẽ được tổng hợp và trình bày bởi người quản lý lên các cấp cao hơn. Ngược lại, những mệnh lệnh từ cấp trên truyền xuống các nhân viên cũng đồng bộ và nhất quán hơn.

Thứ ba, mô hình hiện tượng phân cấp cộng đồng giúp thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Cấu trúc phân cấp giúp nhân viên có thể thu hẹp lĩnh vực của mình và trở thành chuyên gia trong những nhiệm vụ/ kỹ năng cụ thể, trong khi đó cấu trúc cộng đồng giúp nhân viên tăng khả năng sáng tạo và hỗ trợ, học hỏi lẫn nhau. Từ đó, nhân viên có xu hướng trở nên trung thành với phòng ban của mình, đạt được những lợi ích xứng đáng.

• Nhược điểm của mô hình

Thứ nhất, vai trò và chức năng của các đơn vị đóng vai trò cộng đồng thường bị coi là không quan trọng đối với hoạt động của hệ thống phân cấp chính và các đơn vị này đôi khi bị cô lập với cấu trúc phân cấp chính. Điều này có thể dẫn đến sự mất cân bằng trong hoạt động của tổ chức vì một số bộ phận có thể trở nên thờ ơ với những mối quan tâm/ lợi ích của các bộ phận khác. Thậm chí trong một vài trường hợp các bộ phận có thể ưu tiên các kế hoạch của mình trước mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức.

Thứ hai, trong một số trường hợp, khi cấu trúc cộng đồng yếu thế hơn cấu trúc phân cấp trong mô hình tổ chức, hoạt động truyền thông giữa các phòng ban khác nhau sẽ kém hiệu quả hơn. Điều này có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa các phòng ban vì mỗi bộ phận đưa ra các quyết định mang lại lợi ích cho riêng nhóm mình hơn là toàn bộ tổ chức.

Thứ ba, cấu trúc phân cấp một khi được chú trọng phát triển sẽ dẫn đến hiện tượng quan liêu nội bộ, làm cản trở sự phát triển bình đẳng trong tổ chức. Lúc này bộ phận quản lý có xu hướng làm chậm mọi thứ – từ việc ra quyết định đến hoạt động truyền thông hay triển khai hành động. Đó là vì thông tin trong hệ thống phân cấp sẽ được truyền từ dưới lên, sau khi có quyết định lại phải ban hành từ trên xuống. Đây là một trong những nhược điểm lớn ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của tổ chức.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 341-344.