Các nguyên tắc hành chính hiện đại (principles of post-bureaucracy)

Các nguyên tắc hành chính hiện đại là cơ sở hình thành và vận hành của các mô hình cấu trúc tổ chức hành chính hiện đại, gồm: cấu trúc mạng, cấu trúc nhóm, cấu trúc ảo hay mô hình cấu trúc phân cấp cộng đồng … sẽ được trình bày trong các bài viết sau. Các nguyên tắc hành chính hiện đại gồm:

1. Hành chính quản trị

Nguyên tắc thứ nhất là hành chính quản trị (entrepreneurial bureaucracy) thúc đẩy cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ công. Nó trao quyền cho chính những người dân bằng cách chuyển sự kiểm soát từ bộ máy hành chính sang cộng đồng. Theo đó, hoạt động của các cơ quan hành chính công được đo lường dựa trên kết quả đầu ra chứ không phải là đầu vào được sử dụng trong cấu trúc hành chính hiện đại. Do đó, cần phải làm rõ từng nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể mới có thể điều hành được mọi tổ chức công trong cấu trúc hành chính hiện đại này. Người dân hoàn toàn có thể kỳ vọng về chất lượng dịch vụ công tốt hơn trong hành chính quản trị. Bên cạnh đó, phát hiện các vấn đề và ngăn ngừa chúng chính là những tiêu chuẩn của cấu trúc hành chính hiện đại, thay vì đưa ra những biện pháp khắc phục sau khi có vấn đề phát sinh. Quyền lực của nhà nước sẽ được phân chia và mọi người được khuyến khích tham gia đóng góp vào cấu trúc hành chính hiện đại này.

Hành chính quản trị mang tính định hướng thị trường cao, trong đó khuyến khích sự tham gia của các khu vực nhà nước, tư nhân và các tổ chức tình nguyện. Không những thế, hành chính quản trị tập trung vào giải quyết nhanh chóng các vấn đề cộng đồng phát sinh thay vì chỉ tham gia vào hoạt động cung cấp các dịch vụ công. Những nguyên tắc hành chính này sau khi được kết hợp lại sẽ tạo thành một chính phủ hành chính hiện đại có chức năng giải quyết các vấn đề trọng yếu của các cơ quan nhà nước.

Các nhân viên làm việc trong lĩnh vực hành chính quản trị không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân, không muốn chống đối lại những thay đổi nhằm bảo vệ vị trí của mình. Các nhân viên này chú trọng đến việc mở rộng mối quan hệ và phạm vi kiểm soát của mình trong cơ quan nhà nước, họ cũng kiên quyết bảo vệ các dự án và đề án công cộng, dù đang đứng ở vị trí nào. Nói cách khác, các nhân viên này luôn muốn bảo vệ vị trí của mình. Mặc khác, hành chính quản trị thiết lập những cách thức hiệu quả hơn để quản lý các tổ chức công và các hệ thống xung cấp dịch vụ công.

Hành chính quản trị có các đặc tính cơ bản sau: (1) thừa nhận tầm quan trọng của việc lược bỏ các chương trình và phương pháp đã lỗi thời; (2) đưa ra những hành động kịp thời và cần thiết; (3) duy trì tính sáng tạo; (4) mang tính định hướng kinh doanh; (5) tư nhân hóa bất cứ dịch vụ nào có thể cung cấp để mang đến dịch vụ tương tự nhưng tính hiệu quả cao hơn; (6) Tạo cơ hội cho các hoạt động kinh doanh mới và các hoạt động mang lại doanh thu; (7) duy trì dịch vụ lấy khách hàng làm trung tâm và áp dụng các thước đo hiệu suất minh bạch; (8) khen thưởng và (9) sẵn sàng đối mặt với những thay đổi và thách thức. Như vậy, theo ý nghĩa rộng nhất, hành chính quản trị đảm bảo việc sử dụng nguồn lực tốt hơn một cách liên tục.

2. Hành chính số

Nguyên tắc thứ hai, trong thời đại số hóa, là cấu trúc hành chính hiện đại dựa trên luồng thông tin chứ không phải hệ thống phân cấp. Các dịch vụ công công hướng đến khách hàng có thể được nhóm lại với nhau trong cấu trúc hành chính hiện đại này. Do đó, người dân không cần phải hiểu một cách chính xác sự khác biệt về quyền hạn và trách nhiệm giữa cơ quan này với cơ quan khác, nhất là những đơn vị cung cấp dịch vụ công. Trong cấu trúc hành chính hiện đại, các nhân viên thường xử lý thông tin từ tuyến dưới rồi chuyển các vấn đề lên các cấp cao hơn, sau đó họ nhận lại thông tin, mệnh lệnh cũng như hướng dẫn từ các cấp trên chuyển xuống. Các trang web sẽ được xây dựng và phát triển nhằm cung cấp các thông tin và trở thành kênh liên lạc giữa một số cơ quan hành chính nhà nước (Siebers, 2009). Sau đó, chính các cơ quan này sẽ tự hoàn thiện để phù hợp với luồng thông tin đó. Ngoài việc phân cấp, hoạt động số hóa cũng giúp thu hẹp dần bộ máy hành chính nhà nước.

Hoạt động số hóa của bộ máy hành chính nhà nước thường được gọi là quản trị điện tử. UNESCO định nghĩa quản trị điện tử là việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong khu vực công nhằm mục đích cải thiện hệ thống thông tin và cung cấp dịch vụ, khuyến khích người dân cùng tham gia vào quá trình ra quyết định, đồng thời khiến bộ máy chính phủ hoạt động có trách nhiệm, minh bạch và hiệu quả hơn. Quản trị điện tử liên quan đến phong cách lãnh đạo mới, cách thức tranh luận và đưa ra quyết định chính sách và đầu tư mới, cách tiếp cận giáo dục, cách lắng nghe ý kiến của người dân cũng như cách thức tổ chức và cung cấp thông tin và dịch vụ mới. Quản trị điện tử là khái niệm rộng hơn chính phủ điện tử vì nó có thể mang lại những thay đổi trong cách thức người dân tương tác với chính phủ.

Quản trị điện tử đưa ra những khái niệm mới về quốc tịch, nhu cầu và trách nhiệm của công dân. Mục tiêu của nó là tham gia, kích hoạt và trao quyền cho công dân. Đây cũng là một khái niệm mới tương đối rộng lớn đề cập đến toàn bộ mối quan hệ và mạng lưới chính phủ có liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông chứ không chỉ bó hẹp trong việc phát triển các dịch vụ trực tuyến. Cấu trúc hành chính hiện đại cho phép công dân và cộng đồng tham gia hoạt động tự quản. Người dân nói chung sẽ là khách hàng cuối nhận được các dịch vụ công trong bộ máy hành chính hiện đại. Do đó họ phải có quyền lựa chọn giữa các cách tiếp cận cạnh tranh và khác biệt để tối ưu hóa tính hiệu quả và thời gian sử dụng dịch vụ. Điều quan trọng là làm thế nào để tăng số lượng người tham gia và quản trị điện tử để đưa ra được các quyết định có ích cho cộng đồng trong thời đại số hóa.

3. Quản trị hành chính hiện đại có sự tham gia của chính phủ

Nguyên tắc hành chính hiện đại thứ ba liên quan đế chính phủ. Sự tham gia của chính phủ (Post-Bureaucratic Government as Joint-up-Government) là mối quan hệ biểu tượng đặc trưng cho hệ thống xã hội không chỉ ở các tổ chức hành chính mà còn ở cả những lĩnh vực hành chính công và lĩnh vực không thuộc hành chính công. Cơ sở tổ chức cốt lõi cho sự tham gia của chính phủ chính là tính bổ trợ, sự hài hòa và cân bằng. Đồng thời, giữa những cơ quan chức năng có một mối quan hệ độc lập và mục tiêu của hệ thống cấu trúc có sự tham gia của chính phủ là phục vụ lợi ích của nhau và các bên cùng có lợi. Sự tham gia của chính phủ bao hàm ý nghĩa rằng cách thức của tổ chức chính là mối quan hệ, phương thức tổ chức được dựa trên cả tính cạnh tranh và hợp tác đồng thời tồn tại trong đó cả tính linh hoạt ở mức độ vừa phải. Để chính phủ tham gia thành công vào quản trị hành chính hiện đại, sự tin tưởng và uy tín chính là những yếu tố đóng vai trò cốt lõi trong giải quyết các xung đột.

Tất cả những yếu tố của quản trị hành chính hiện đại xuất phát từ các nguyên tắc hành chính của quản lý công hiện đại và quản trị điện tử. Mục tiêu chính của việc đưa chính phủ tham gia vào quản trị hành chính hiện đại chính là nhằm (1) thúc đẩy sự phối hợp và truyền thống hiệu quả giữa các bộ phận hành chính có mối liên quan với nhau; (2) cung cấp các dịch vụ công có chất lượng cao trên cơ sở phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan chức năng; (3) tăng quyền tự chủ của các cán bộ công chức; (4) tạo ra nguồn nhân lực và công nghệ và (5) tạo sự cạnh tranh và tấm gương tốt về thái độ cởi mở và chất lượng dịch vụ cho những khu vực ngoài công lập.

Khi có sự tham gia của chính phủ, các bộ, tỉnh, thành phố và các tổ chức hành chính hoặc hành pháp của chính phủ ở mọi cấp được kết nối với nhau thông qua mạng máy tính. Hình thức này có nghĩa là tất cả các bộ ngành trên phải chia sẻ những nhiệm vụ chung của hệ thống chính phủ điện tử. Tất cả các nhóm dự án, lực lượng đặc nhiệm và các nhóm khác đang tồn tại sự phối hợp tạm thời sẽ được tổ chức thành một mạng lưới cụ thể và chi tiết. Tất cả những hoạt động tư vấn (chính thức và không chính thức) giữa các bộ ban ngành của chính phủ sẽ dựa theo những yêu cầu cụ thể của hệ thống chính phủ điện tử (Josserand, Teo và Clegg, 2006).

Khi công nghệ tham gia vào quản trị hành chính, các công chức sẽ làm việc tự do, thoải mái và chủ động hơn, các thông tin sẽ được chia sẻ trong các mạng lưới điều phối (Van Dijk, 2006). Tuy nhiên, cần có sự hợp tác của một số cơ quan chính phủ, thường là các cơ quan hành chính để thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất phức tạp. Bên cạnh đó, các phòng ban phụ trách kỹ thuật hay các nhà thầu phụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, mạng máy tính và phần mềm có thể đóng vai trò quan trọng trong các nhiệm vụ liên quan đến công nghệ thông tin và truyền thông.

4. Hệ thống hành chính định hướng kết quả và hiệu quả

Để đạt được mục tiêu cải thiện hoạt động trong khu vực công, nguyên tắc thứ tư nhấn mạnh vào hệ thống hành chính định hướng kết quả và hiệu quả (Result-oriented and Performance-based Bureaucracy). Mục đích cốt lõi của hoạt động thúc đẩy quản lý hiệu quả trong các đơn vị hành chính công không chỉ để quản lý hiệu quả các nguồn lực công mà còn để đối mới và đạt được những mục đích cao hơn. Quản lý dịch vụ hành chính công tập trung vào phát triển năng lực và trách nhiệm của các công chức để đạt được mục tiêu của toàn tổ chức. Quản lý công có ba mục tiêu đo lường sau đây: (1) đo lường hiệu suất hoạt động phù hợp với hành động của chính phủ; (2) đo lường và quản lý hoạt động phải gắn với nhiệm vụ và tầm nhìn của chính phủ và (3) để đạt được hiệu quả quản lý tổng thể, các cơ quan hành chính công phải xem xét các phương pháp, cấu trúc, mục đích và chiến lược đo lường hiệu năng (Jamali, Khoury và Sahyoun, 2006). Mặt khác, hiệu quả hoạt động quản lý công phải được tạo ra từ các chiến lược, mục đích và giá trị phát triển cộng đồng.

Để cải thiện hiệu quả hoạt động trong khu vực công, cần phải cải thiện cả cá nhân và tổ chức. Các đơn vị hành chính cần phải nâng cao kỹ năng và năng lực của các cá nhân, khuyến khích nhân viên và tinh chỉnh hệ thống tổ chức. Cải thiện hiệu suất tổng thể khu vực công cũng chính là cải thiện hiệu quả hoạt động của khu vực này. Trong thời đại công nghệ thông tin và truyền thông như hiện nay, thông tin của chính phủ được tiếp cận một cách công khai. Do đó, các cơ quan nhà nước nên minh bạch hơn, cải thiện dần nền dân chủ và chất lượng dịch vụ. Quản lý công hiệu quả giúp bộ máy hành chính đạt được kết quả như mong muốn, chẳng hạn như: năng suất làm việc cao hơn, các vấn đề được nắm bắt và giải quyết hiệu quả hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn,… Ngoài ra còn thúc đẩy văn hóa hoạt động lấy khách hàng/ nhu cầu của khách hàng làm trung tâm, tăng thêm sự tin tưởng, tính minh bạch và sự cởi mở giữa người dân (khách hàng) và các cơ quan hành chính.

5. Văn hóa hành chính hiện đại

Văn hóa hành chính hiện đại (Post-Bureaucratic Culture) được hiểu là chính tổ chức hành chính là đơn vị đóng vai trò quan trọng cho những quyết định, lựa chọn và tư duy tự do của công chức bằng cách duy trì sự hợp tác và cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên chứ không phải dựa trên mệnh lệnh và áp đặt. Trong văn hóa hành chính hiện đại, các cơ quan hành chính nên tỏ thái độ gần gũi với khách hàng, những phòng ban được phân cấp nhiệm vụ không rõ ràng/ thừa thãi nên được thay thế bởi các phòng chức năng có quyền hạn ngang nhau. Văn hóa hành chính hiện đại nhấn mạnh đến phong cách quản lý mới theo hướng từ dưới lên, các thông tin được cung cấp một cách xác thực, đáng tin cậy nhằm giảm thiểu sự lộng quyền của những nhà quản lý muốn tăng cường vị thế và quyền hành của mình bằng cách cung cấp thông tin một chiều (Heckscher và Donnellon, 1994). Như vậy, công việc trong văn hóa hành chính hiện đại được thực hiện trên cơ sở xác thực thông tin và kinh nghiệm chứ không phải từ mệnh lệnh của cấp trên.

Trong các tổ chức hành chính hiện đại, thông tin được đưa ra dựa trên những ý tưởng chung trong quá trình làm việc và được gắn với sứ mệnh và giá trị chung của tổ chức. Những đơn vị này đang ngày càng cải thiện hoạt động giao tiếp và tin tưởng hơn vào quá trình thu thập thông tin và đưa ra quyết định theo đúng quy trình mà tổ chức đã đề ra. Chính vì thế, các cán bộ công chức cần nắm vững các quy tắc chung và sử dụng chúng một cách linh hoạt nhằm thích ứng được với điều kiện môi trường trong các tổ chức hành chính khác. Trong các tổ chức hành chính hiện đại này, mỗi thành viên đều chịu trách nhiệm cho thành công của tổ chức. Và một trong những đặc điểm cơ bản nhất của văn hóa hành chính hiện đại là tính độc lập của từng bộ phận khác nhau.

6. Đánh giá và nhân xét về cấu trúc hành chính hiện đại

Thứ nhất, cấu trúc hành chính hiện đại nhằm mục đích giảm bớt quy mô và sự cồng kềnh trong bộ máy chính phủ đồng thời đáp ứng nhu cầu của người dân. Trong thời đại công nghệ thông tin, cấu trúc hành chính hiện đại hoạt động quy mô, bài bản và hiệu quả hơn nhờ hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin/ nhiệm vụ. Các phòng ban được kết nối với nhau nhanh hơn, cùng nhau chia sẻ những nhiệm vụ chung.

Thứ hai, trong cấu trúc hành chính hiện đại, trình độ của các cán bộ công chức cũng phải được cải thiện tùy theo lĩnh vực được phân công quản lý. Có thể nói, tính chuyên môn hóa cao trong công việc là đòi hỏi tiên quyết đối với hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước và là yêu cầu cơ bản của cấu trúc hành chính hiện đại.

Thứ ba, trong cấu trúc hành chính hiện đại, công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Mạng lưới dữ liệu được thiết lập nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động hành chính công một cách đáng kể, nhanh gọn và chính xác. Công nghệ thông tin còn giúp tăng cường sự giao lưu, chia sẻ, kết nối giữa các phòng ban thuộc mọi cấp độ từ trung ương đến địa phương. Điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian cho công chức và người dân mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và hiện đại.

Thứ tư, cấu trúc hành chính hiện đại lấy nhu cầu của người dân làm trung tâm để phục vụ. Chính vì thế, tính minh bạch, sự cởi mở, dần gũi với khách hàng (người dân) chính là nét văn hóa mới trong hành chính hiện đại. Nhờ thế, sự tin tưởng và hài lòng của người dân vào các dịch vụ hành chính được cải thiện đáng kể.

Thứ năm, nhà nước có tham gia vào cấu trúc hành chính hiện đại tuy nhiên chức năng của nhà nước trong cung cấp dịch vụ công có thể bị giảm bớt để bảo vệ hai giá trị then chốt là sự công bằng và tính hiệu quả. Trong đó sự công bằng được coi là mục tiêu của hành chính hiện đại, thể hiện việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 317-321.