Cấu trúc hành chính hiện đại (Post-bureaucratic)

Thuật ngữ cấu trúc hành chính hiện đại (Post-bureaucratic) được sử dụng với hai nghĩa. Theo nghĩa chung, cấu trúc hành chính hiện đại thường được sử dụng để mô tả một loạt các ý tưởng đã được hình thành và phát triển từ những năm 1980 và chúng tương phản hoàn toàn với ý tưởng của Weber (1948) về bộ máy hành chính. Trong cấu trúc hành chính hiện đại, ngoài những vấn đề thuộc cấu trúc hành chính, còn có thể bao gồm các vấn đề mới như quản lý chất lượng toàn diện, quản lý văn hóa, quản lý ma trận,… nhưng vẫn không nằm ngoài những nguyên lý cơ bản của cấu trúc hành chính. Cũng lập luận theo chiều hướng này, Heckscher và Donnellon (1994) cho rằng cấu trúc hành chính hiện đại là cấu trúc hành chính đã được trong sạch hóa bộ máy chứ không đơn thuần chỉ là một sự thay đổi cơ bản khỏi chế độ quan liêu.

Heckscher và Donnellon (1994) đã nghiên cứu và phát triển thêm cách tiếp cận lý thuyết thứ hai về Tổ chức cấu trúc hành chính hiện đại. Trong nghiên cứu của mình, hai ông đã đưa ra nội dung chi tiết mô tả một tổ chức về cơ bản không có tình trạng quan liêu. Cụ thể, hai học giả này đã phát triển một tổ chức cấu trúc hiện đại lý tưởng, trong đó các quyết định được đưa ra dựa trên hình thức đối thoại và đồng thuận chứ không phải là mệnh lệnh áp đặt. Ngoài ra, tổ chức đó phải là một mạng lưới đồng đều chứ không phải là một hệ thống phân cấp. Các quan điểm mà hai học giả này nghiên cứu còn nhấn mạnh đến các nguyên tắc ra quyết định mới, trong đó việc ra quyết định sẽ được tiến hành theo chiều ngang, thông qua các quan hệ phi chính thức (informal inter-personal relationships) nhằm giảm chuỗi mệnh lệnh và quan hệ chính thức; cụ thể theo mô hình đồng thuận thường xuất hiện trong các tổ chức như hợp tác xã, tổ chức phi lợi nhuận,… Nguyên tắc này được sử dụng nhằm khuyến khích sự tham gia, hỗ trợ trao quyền cho tất cả mọi người, kể cả những người được coi là yếu thế trong các tổ chức này.

Cấu trúc hành chính hiện đại là một tầm nhìn, một hệ tư tưởng hay có thể nói là một hoạt động quản lý đặc biệt theo xét theo cả cách tiếp cận và kỹ thuật quản lý. Mô hình cấu trúc hành chính hiện đại bao hàm niềm tin cho sự lựa chọn công trong đó chính phủ sẽ không đóng vai trò phản hồi, không hoạt động hiệu quả, mang tính độc quyền và không thể đạt được những mục tiêu đã đề ra. Điều này phản ánh những thất bại cố hữu của chính phủ, đó là (1) các chính trị gia bị các nhóm lợi ích thâu tóm và hành động vì lợi ích riêng của họ chứ không phải lợi ích của cộng đồng, (2) bộ máy hành chính không nhất thiết phải theo chiều hướng chính trị vì lợi ích của các quan chức và (3) các quan chức trong bộ máy quan tâm đến lợi ích của mình hơn là tính hiệu quả đối với xã hội. Chính những thất bại này dẫn đến hậu quả là lãng phí tài nguyên và ngân sách cho việc theo đuổi quyền lực, địa vị, thu nhập, hệ tư tưởng, lạm dụng quyền lực và nơi lỏng quản lý.

Cấu trúc hành chính hiện đại bao gồm các mô hình cấu trúc linh hoạt (Adhocracy), được xây dựng dựa trên sự điều chỉnh những hoạt động chung, trong đó các nhân viên hỗ trợ (đôi khi đóng cả vai trò điều hành) là thành phần chính. Sự đổi mới này không chỉ bao gồm các công chức trong một ban ngành nhất định mà có thể kết hợp các chuyên gia từ các chuyen ngành khác để đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Với sự tham gia của các chuyên gia, từng nhóm nhỏ hơn sẽ được thiết lập để thực hiện những công việc khác nhau. Trong quá trình hoạt động, các nhóm nhỏ sẽ có sự điều chỉnh thích hợp để phối hợp với nhau một cách nhuần nhuyễn nhất. Tuy nhiên, cấu trúc linh hoạt này vẫn đề cao các nguyên tắc quản lý cổ điển, trong đó mỗi nhóm/ thành viên sẽ có một thẩm quyền nhất định.

Cấu trúc linh hoạt thường được áp dụng cho những tổ chức có quy mô nhỏ, nhân viên sử dụng những công nghệ thiếu tính ổn định hoặc phụ thuộc vào môi trường hay biến đổi, do đó trong tổ chức thường xuyên xảy ra những biến động. Những biến động theo chiều ngang của công việc là nhằm đảm bảo tính linh hoạt cần thiết trong cách thức giải quyết các vấn đề, còn những biến đổi theo chiều dọc là do quyền lực đã được phân cấp theo thứ bậc để cùng theo đuổi những mục tiêu chung.

Lợi ích của cấu trúc linh hoạt này là coi cấu trúc của tổ chức là kết quả của những mối quan hệ giữa các thành viên trong đó. Có nghĩa là tổ chức lúc này không phải là một tập hợp những cá nhân trong mối quan hệ được xác định bởi công nghệ, quy mô của doanh nghiệp mà chính những thành viên thuộc những nhóm có chung mối quan hệ về quyền lợi sẽ xác định cấu trúc của tổ chức đó. Miler và Friesen (1984) đã đưa ra phương pháp luận để kiểm định mô hình này, tuy nhiên chỉ giới hạn định nghĩa cấu trúc tổ chức dựa trên những chức năng do nhân viên đảm nhiệm. Trên thực tế, nhân viên không chỉ đảm nhiệm một chức năng duy nhất mà họ còn sử dụng tài sản như một đòn bẩy để phối hợp và tổ chức với nhau để tạo ra hiệu quả làm việc cao.

Cấu trúc linh hoạt có thể chia làm hai loại chính: Cấu trúc linh hoạt hoạt động và Cấu trúc linh hoạt quản trị. Trong cấu trúc linh hoạt hoạt động, sự đổi mới được thực hiện trực tiếp nhân danh khách hàng, chẳng hạn như trong trường hợp các doanh nghiệp tư vấn, doanh nghiệp quảng cáo và doanh nghiệp điện ảnh. Điều này cũng tương tự như với các cơ quan hành chính nhưng với định hướng rộng lớn hơn. Các doanh nghiệp tư vấn thường có các kỹ năng giải quyết riêng đối với từng vấn đề của khách hàng, tuy nhiên theo thời gian họ vẫn tìm tòi ra những cách giải quyết vấn đề mới sáng tạo hơn. Đó chính là sự thay đổi, linh hoạt trong công việc. Ban đầu, theo tiêu chuẩn đã đề ra, nhân viên có thể tự áp dụng và xử lý các vấn đề, nhưng để có thể đạt được sự đổi mới cần phải khuyến khích sự điều chỉnh, thay đổi lẫn nhau giữa các nhóm/ phòng ban. Đối với cấu trúc linh hoạt quản trị, các dự án công việc phục vụ cho chính tổ chức đó, như trong trường hợp các doanh nghiệp hóa chất hoặc các doanh nghiệp hàng không vũ trụ. Và ở đây, các thành phần thuộc cấu trúc quản trị và hoạt động được phân biệt rõ ràng với nhau: trên thực tế, cấu trúc hoạt động thường được cắt ra, thiết lập như một cấu trúc riêng biệt, hoạt động độc lập. Và vì thế cấu trúc quản trị được tự do hoạt động như một cấu trúc linh hoạt.

Cấu trúc tổ chức linh hoạt

Hình trên cho thấy cả hai loại cấu trúc linh hoạt, trong đó đường gạch đứt là cấu trúc linh hoạt hoạt động bị cắt ra khỏi lõi hoạt động. Mô hình này cũng thể hiện một phần mờ của đỉnh chiến lược với phần còn lại của cấu trúc. Đó là do trong một công việc/ dự án, chiến lược không phải là những thông tin được áp đặt một chiều từ trên xuống mà nó được chia sẻ một cách đồng đều giữa các phòng ban và các nhân viên. Do đó, tất cả những đối tượng tham gia vào dự án – mà cụ thể là trong cấu trúc linh hoạt này có thể hiểu là tất cả các nhân viên trong tổ chức – đều tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược. Vai trò của các nhân viên hỗ trợ ngày càng được nhấn mạnh, nhất là trong cấu trúc linh hoạt quản trị bởi đây là cấu trúc tập hợp nhiều đội ngũ chuyên gia làm lãnh đạo. Cấu trúc linh hoạt được định vị rõ ràng trong các môi trường vừa năng động vừa phức tạp. Cấu trúc này đòi hỏi sự đổi mới mang tính tinh vi, kết hợp giữa cấu trúc hữu cơ và hệ thống phân quyền. Các cơ quan hành chính công được khuyến khích sử dụng cấu trúc linh hoạt này.

Cấu trúc hành chính hiện đại gồm nhiều cấu trúc linh hoạt như cấu trúc nhóm, cấu trúc mạng, cấu trúc ảo, cấu trúc phân cấp cộng đồng

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 316-323.