Cấu trúc tổ chức mạng (network structure)

Cấu trúc tổ chức mạng (network structure) là loại hình tổ chức tương đối mới thay thế hầu hết các mối quan hệ theo chiều dọc tại tổ chức. Có nghĩa là thay vì tổ chức hoạt động, giao tiếp với nhau dựa trên các mối quan hệ theo chiều dọc, mạng lưới sẽ được thành lập giữa nhiều phòng ban khác nhau. Chính sự phối hợp các hoạt động này sẽ dần xóa bỏ sự cần thiết của hệ thống phân cấp theo chiều dọc truyền thống khiến các chi phí hành chính được giảm đi đáng kể. Đồng thời, hiệu quả hoạt động và lợi nhuận sẽ tăng lên giúp tổ chức đó duy trì được hoạt động và tính cạnh tranh trên thị trường (Hatch, 1997). Thông thường mạng lưới được hình thành trong các tổ chức muốn thay đổi về công nghệ, các tổ chức sản xuất sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc hoạt động trong các thị trường có tính chuyên môn cao. Cũng có nhiều trường hợp các doanh nghiệp nhỏ kết hợp với các hoạt động thuê ngoài tạo thành một mạng lưới để tăng cường tính cạnh tranh so với các doanh nghiệp hoạt động riêng lẻ. Trong cấu trúc mạng, những người thuộc các cấp bậc khác nhau có xu hướng giao tiếp giống tư vấn, đóng góp ý kiến chưa không phải là sự chỉ huy, đưa ra mệnh lệnh hay yêu cầu.

Lợi thế của cấu trúc mạng là truyền được cảm hứng đổi mới và khuyến khích chia sẻ các thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. Tốc độ trao đổi thông tin giữa các thành viên được cải thiện cho phép tổ chức tận dụng được các cơ hội một cách nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, cần lưu ý là sự ổn định và thành công của cấu trúc mạng phụ thuộc vào sự hợp tác của các thành viên bên trong nó. Cụ thể hơn, các nhân viên thuộc các phân đoạn mạng khác nhau cần phải làm việc cùng nhau để có thể giải quyết các vấn đề và điều phối các hoạt động chung của mạng. Cấu trúc mạng đòi hỏi trình độ quản lý quan hệ nhất định đối với mạng thông tin mà tổ chức đang duy trì, bởi đây là yếu tố giúp duy trì mạng lưới trong trường hợp có đối thủ cạnh tranh muốn làm suy yếu mạng lưới này hay một thành viên trong mạng lưới không muốn hợp tác vì một lý do nào đó (Hatch, 1997).

Không giống như các tổ chức truyền thống, cấu trúc mạng thường xuyên phải giải quyết các vấn đề liên quan đến lòng tin và mức độ cam kết. Các thành viên của mạng lưới thường tự điều chỉnh dựa trên các chỉ tiêu chung của tổ chức nhằm duy trì một cấu trúc mạng lành mạnh và bền vững. Đồng thời tất cả các nhánh trong mạng lưới này cần tin tưởng lẫn nhau để mạng lưới được hoạt động đồng bộ và hiệu quả (Walker, 1997).

Các tổ chức mạng được xác định bởi các yếu tố: cấu trúc, quá trình và mục đích. Về mặt cấu trúc, một tổ chức mạng kết hợp các tài sản chuyên biệt, có thể là tài sản vô hình, truyền thông và mệnh lệnh dưới sự kiểm soát chung nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt. Về mặt quy trình, một tổ chức mạng sẽ cản trở hành động của các tổ chức/ phòng ban tham gia đồng thời có thể nâng cao/ hạ thấp vai trò của tổ chức/ phòng ban đó trong mối quan hệ với nhau trong hệ thống. Là người ra quyết định, ban lãnh đạo của tổ chức có thể can thiệp và mở rộng tầm ảnh hưởng của mình thông qua cấu trúc mạng, cũng có thể thay đổi nguồn lực, đối thủ cạnh tranh dẫn đến thau đổi cấu trúc mạng của chính tổ chức đó. Về mặt mục đích, cấu trúc mạng có mục đích thống nhất trong việc phân bổ các nguồn lực, các tác nhân và hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu không có mục đích chung, tổ chức nói chung và cấu trúc mạng nói riêng không thể hoạt động hiệu quả. Chính ba yếu tố cấu trúc – quá trình – mục đích sẽ phân biệt cấu trúc mạng với các cấu trúc truyền thống tổ chức tập trung, các hiệp hội, thị trường đại chúng,…

Nhìn chung, đặc điểm của cấu trúc mạng là: (1) có thể hoạt động trong nội bộ tổ chức hoặc kết hợp với các tổ chức khác bên ngoài; (2) quản lý có tính phân cấp; (3) thông tin được tuyên truyền trực tiếp thay vì thông qua các kênh; và (4) các nguồn lực được chuyên biệt hóa và có thể tùy chỉnh trong một phạm vi sản phẩm hoặc một dịch vụ nhất định. Bảng dưới đây trình bày những điểm khác nhau giữa Hệ thống cấp bậc, Cấu trúc mạng và Thị trường dựa trên những thuộc tính cố định.

 Bảng 1: So sánh mạng lưới với thị trường và hệ thống cấp bậc

Dựa vào các thông tin được trình bày trong bảng so sánh trên đây có thể thấy những đặc điểm của cấu trúc mạng là sự trung hòa giữa các đặc điểm của Hệ thống cấp bậc và thị trường. Đặc biệt đối với thuộc tính Lòng tin, trong khi Hệ thống phân cấp và Thị trường có lòng tin thấp thì Cấu trúc mạng có chỉ số lòng tin từ trung bình đến cao. Đó là do ranh giới giữa các phòng ban trong cấu trúc mạng rất linh hoạt, hoạt động truyền thông được thực hiện khi cần thiết, từ nhiều người/ nhiều nguồn đến các thành viên trong tổ chức, từ đó họ lại có những chia sẻ, đóng góp ý kiến với nhau để hoàn thiện dịch vụ/ sản phẩm. Ranh giới của Hệ thống phân cấp được cố định ngay từ khi mới thành lập và hoạt động khá cứng nhắc theo chiều dọc từ trên xuống dưới dạng các mệnh lệnh còn đối với Thị trường, ranh giới rất rời rạc bởi mỗi lĩnh vực hoạt động lại có những đặc điểm và điều kiện khác nhau, khó có thể dung hòa. Bên cạnh đó, hoạt động kiểm soát dựa trên chuyên môn và uy tín của ban lãnh đạo nên có tính thuyết phục cao, cơ sở ra quyết định dựa trên hoạt động thảo luận, thương lượng. Trong khi đó Hệ thống cấp bậc kiểm soát hoạt động của tổ chức dựa trên những quy tắc, mệnh lệnh và cơ sở ra quyết định là từ cấp trên, mang tính một chiều và thiếu sự thảo luận. Còn Thị trường lại áp dụng phương thức ra quyết định tự chủ, ngay lập tức dựa trên tình hình cụ thể của thị trường. Phương thức này rát dễ gây ra những nhầm lãn, thiếu sót do thiếu sự bàn bạc, đòng góp ý kiến của các thành viên tham gia.

Một đặc điểm khác dễ nhận thấy của Cấu trúc mạng, đó là trình độ kiến thức và chuyên môn (một loại tài sản vô hình) trở thành các tiêu chí quan trọng để tiếp nhận các nhóm dự án/ thành viên. Thẩm quyền, hoặc khả năng dẫn dắt và chỉ đạo những người khác không còn xuất phát từ vị thế truyền thống hay cấp bậc mà thay vào đó là tri thức. Điều này khiến cấu trúc mạng hoạt động hiệu quả, công bằng hơn, đồng thời cũng tạo được động lực, lòng tin và nâng cao sự cam kết giữa các thành viên trong tổ chức.

Phân biệt 3 loại cấu trúc mạng

Nguồn: Snow, Miles và Coleman (1992)

Snow, Miles và Coleman (1992) phân biệt 3 loại cấu trúc mạng, bao gồm: cấu trúc mạng nội bộ, cấu trúc mạng ổn định và cấu trúc mạng năng động. Cụ thể như sau:

Cấu trúc mạng nội bộ là một cấu trúc mà trong đó các đơn vị khác nhau của tổ chức hoạt động khá độc lập tự chủ với nhau, tuy nhiên vẫn hướng đến lợi ích chung của tổ chức. Việc trao đổi nội bộ giữa các đơn vị thường xuyên diễn ra dựa trên tình hình thị trường nhằm khuyến khích sự đổi mới và khả năng cạnh tranh. Các “nhà môi giới”, nhà quản lý chủ chốt hoạt động trên các phân cấp chứ không phải trong các phân cấp, đóng vai trò của một nhà kiến trúc sư mạng, chịu trách nhiệm điều hành và định hướng cho mạng lưới hoạt động hiệu quả. Nói theo cách khác, logic vận hành của mạng nội bộ là phân bổ các nguồn lực của tổ chức dọc theo chuỗi giá trị bằng cách sử dụng các cơ chế thị trường nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh. Rất nhiều doanh nghiệp dầu lửa trên thế giới áp dụng cấu trúc mạng này trong tổ chức của mình.

Cấu trúc mạng ổn định, bắt nguồn từ cấu trúc và logic vận hành của tổ chức chức năng, giúp duy trì tính chuyên môn và sự linh hoạt về công nghệ. Bằng cách này, cấu trúc mạng ổn định trở thành sự thay thế khả thi cho những tổ chức tích hợp theo chiều dọc truyền thống. Trong cấu trúc mạng ổn định, các phòng ban xây dựng mối quan hệ dựa trên lòng tin và lợi ích chung, thực hiện các chức năng chi phối (thường bao gồm cung cấp các dịch vụ ngân hàng và các tiện ích ứng dụng), có khả năng giải quyết các vấn đề khó khăn, duy trì hệ thống thông tin và các cơ chế tích hợp khác (Galbraith và cộng sự, 1993). Đây là cấu trúc mạng được các nhiều doanh nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản áp dụng.

Cấu trúc mạng năng động, trong cấu trúc này, “người môi giới” hoặc nhà quản lý mạng lưới đóng vai trò liên kết các phòng ban trong một dự án hoặc một sản phẩm cụ thể. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, mạng năng động được tách ra/ tan rã và lại tiếp tục liên kết với các phòng ban khác cho dự án/ sản phẩm tiếp theo. Điều này không chỉ giúp tổ chức duy trì được cả tính chuyên môn và sự linh hoạt mà còn có mức độ phản hồi với khách hàng cao. Cấu trúc này được xem như sự mở rộng của hình thức phân chia tổ chức. Trong ngành công nghiệp thời trang, các nhà sản xuất, thiết kế và các nhà bán lẻ thường sử dụng mô hình này.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 330-335.