Cấu trúc tổ chức ảo (virtual structure)

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ đã tạo ra môi trường làm việc trong đó các nhóm/ cá nhân không cần ở cùng một địa điểm và/ hoặc thời gian nhưng vẫn có thể giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau một cách hiệu quả. Các tổ chức ảo hình thành “là tổ chức phân phối dựa vào địa lý trong đó các thành viên bị ràng buộc bởi một lợi ích chung hoặc lợi ích lâu dài, và sử dụng công nghệ thông tin làm công vụ giao tiếp và điều phối công việc chính” (Ahuja và Carley, 1998). “Các yếu tố chủ chốt để thiết lập một tổ chức ảo là các thành viên của nó hoạt động xuyên không gian, thời gian và ranh giới… một tổ chức ảo có thể định nghĩa là một tổ chức đa quốc gia, đa tổ chức và là một tổ chức động” (Snow, Lipnack và Stamps, 1999). Cấu trúc tổ chức ảo cũng ra đời gắn với các loại hình tổ chức ảo.

Sự ra đời của tổ chức ảo, kéo theo sự hình thành các khái niệm nhóm ảo và mạng lưới ảo. Trước tiên, nhóm ảo “là một nhóm người tương tác với nhau thông qua các nhiệm vụ liên quan tới nhau để thực hiện một mục đích chung”. Trong nhóm ảo, các thành viên sẽ làm việc xuyên không gian, thời gian và các ranh giới tổ chức dựa trên mạng internet và các công nghệ truyền thông (Snow, Lipnack và Stamps, 1999). Mạng lưới ảo là một mạng lưới tạm thời trong đó các tổ chức hợp nhất với nhau để cùng khai thác những cơ hội trên thị trường. Các tổ chức này tùy theo thế mạnh và khả năng của mình sẽ cũng nhau chia sẻ chi phí, kỹ năng và cách tiếp cận thị trường toàn cầu… Hyötyläinen (2000) làm rõ “mạng lưới doanh nghiệp bao gồm ba loại doanh nghiệp. Cốt lõi của nó bao gồm mạng lưới chiến lược… Ở cấp độ khác là các doanh nghiệp đối tác … Ở cấp độ thứ ba là các doanh nghiệp hợp đồng phân phối … Các mạng lưới doanh nghiệp này hình thành nên “các doanh nghiệp ảo” … Các doanh nghiệp ảo hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi kết thúc nhiệm vụ, doanh nghiệp ảo sẽ được giải thể”.

Các tổ chức ảo có tổ chức và có cấu trúc của mình. Katzenbach và Smith (2001) đưa ra định nghĩa cấu trúc ảo (Virtual structure) gồm các nhiệm vụ và hoạt động diễn ra trong mạng lưới điện tử, viễn thông và công nghệ thông tin. Trong cấu trúc ảo, công nghệ và máy tính là hai công cụ cho phép xác định phương thức và địa điểm làm việc. Các thành viên không còn bị ràng buộc bởi phong cách làm việc truyền thống với không gian và thời gian cố định mà có thể làm việc cùng nhau thông qua mạng lưới máy tính. Theo Duarte và Tennant Snyder (1999) có rất nhiều cấu hình khác nhau trong cấu trúc ảo, chẳng hạn như: các nhóm mạng, nhóm hoạt động song song, nhóm dự án hoặc phát triển sản phẩm, nhóm sản xuất, nhóm dịch vụ, nhóm quản lý,… Còn theo Robbins và cộng sự (2004) có ba yếu tố chính giúp nhận diện cấu trúc ảo: (1) các thành viên không giao tiếp với nhau bằng miệng và lời nói; (2) hạn chế về bối cảnh xã hội; và (3) khả năng khắc phục những hạn chế về thời gian và không gian.

Tổ chức ảo có năm đặc điểm chung. Thứ nhất, tổ chức ảo có một tầm nhìn và mục tiêu chung. Thứ hai, tổ chức ảo bao gồm nhiều nhóm hoạt động xung quanh một số năng lực cốt lõi nhất định. Thứ ba, tổ chức ảo cũng hoạt động trong các nhóm năng lực cốt lõi để thực hiện nhiệm vụ của mình dựa trên một cách tiếp cận thống nhất trong toàn bộ mạng lưới. Thứ tư, tổ chức ảo xử lý và phổ biến thông tin theo thời gian thực nên các quyết định hành động được đưa ra một cách nhanh chóng. Thứ năm, trong tổ chức ảo, nhiệm vụ thường được giao từ dưới lên ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hang (Rahman và Bhattachryya, 2002).

Ngoài ra, McShane và Von Glinow (2003) lưu ý rằng cấu trúc ảo tận dụng được lợi ích của hoạt động nhóm, cho phép nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau cùng hợp tác để đưa ra những quyết định hiệu quả hơn cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, một tổ chức áp dụng cấu trúc ảo trong quá trình làm việc có khuynh hướng ít được giao tiếp và trao đổi thông tin/ kinh nghiệm hơn là các nhóm làm việc trực tiếp (mặt đối mặt). Do đó, thường các tổ chức ảo có xu hướng mất nhiều thời gian hơn để giải quyết các công việc. Nhưng, các tổ chức ảo lại có thể đưa ra được nhiều giải pháp tiềm năng hơn bởi tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia vào quá trình xử lý vấn đề, từ đó họ nhận thấy mình đã đạt được nhiều tiến bộ lớn hơn so với các nhóm làm việc theo hình thức truyền thống (Sainfort và các cộng sự, 1990). Truyền thông trong các nhóm ảo thường được đặc trưng bởi sự bình đẳng, mọi thành viên cùng tham gia đóng góp ý kiến, chính vì thế họ giảm thiểu được nhiều rủi ro và đạt được hiệu quả công việc cao hơn.

Hedberg, Dahlgren, Hansson và Olve (1999) coi tổ chức ảo không tồn tại trên thực tế, nhưng vẫn được cho phép hoạt động bởi chúng làm việc thông qua các phần mềm có thực. Tổ chức ảo tồn tại trong một mạng lưới liên minh và sử dụng Internet. Điều này có nghĩa là mặc dù cấu trúc lõi của tổ chức rất nhỏ nhưng vẫn có thể hoạt động trong phạm vi rộng, thậm chí toàn thế giới trong lĩnh vực của minh. Bên cạnh đó, cấu trúc ảo không có giới hạn về không gian và thời gian nên tiết kiệm được cho khách hàng nhiều chi phí để tiếp cận mặt hàng/ dịch vụ họ mong muốn và bản thân tổ chức ảo vẫn tạo ra được nguồn lợi nhuận khổng lồ. Đó chính là lý do khiến Amazon.com thành công đến như vậy.

1. Tổ chức ảo đa chiều

Các tổ chức ảo thường được mô tả đa chiều (Dimensions of virtual organizations), thường gồm các chiều không gian (cùng một vị trí – phân tán), thời gian (đồng bộ – không đồng bộ), phương thức tương tác (trực diện – điện tử), và có thể tính đa dạng cá nhân (tương tự – khác nhau).

Hình 1: Các chiều của một tổ chức ảo

Không gian (space): Trong nghiên cứu của mình, McDonough và cộng sự (2001) nhận định rằng nếu các thành viên trong một tổ chức ảo không thể làm việc cùng nhau tại một địa điểm, họ có thể làm việc ở các không gian khác nhau, tuy nhiên điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ tin cậy và hợp tác giữa các thành viên. Khi các thành viên được làm việc cùng nhau, họ có thể nhận được dự tương đồng về mặt xã hội, có thể dễ dàng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau, điều này làm tăng thêm tính cam kết trách nhiệm đối với công việc của họ. Đồng thời, sự phân tán về mặt địa lý trong tổ chức ảo sẽ làm phức tạp hóa hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Đây cũng là một nhược điểm lớn của tổ chức ảo bởi thông thường tính hiệu quả thường đạt được cao hơn ở những lời nói hay những cách giao tiếp trực tiếp. Theo các học giả này, các thành viên trong nhóm nên ngồi ở cùng một phòng/ một tầng trong quá trình làm việc thay vì ngồi ở các tầng, phòng, vùng miền thậm chí là quốc gia khác nhau.

Thời gian (time): Đối với hầu hết các nhóm ảo, đạt được sự tương tác đồng bộ, chẳng hạn như giao tiếp trực diện hay qua các phương tiện điện tử là điều hiếm khi xảy ra, nhất là đối với các nhóm có các thành viên làm việc ở các quốc gia với các múi giờ khác nhau. Để khắc phục được nhược điểm này, Snow và cộng sự (1999) đã đưa ra ví dụ về phòng Nghiên cứu và phát triển tại Texas Instruments. Theo đó, nhóm này đã chia các nhân viên của mình ra thành từng nhóm nhỏ hơn theo các quốc gia có múi giờ gần nhau, cụ thể là chia thành 3 địa điểm lớn là Pháp, California và Nhật Bản và sau đó công việc được giao tuần tự cho các nhóm này nhằm đảm bảo công việc vẫn được tiến hành 24h/ ngày.

Phương thức tương tác (mode of interaction): Địa điểm làm việc phân tán và thời gian làm việc không đồng bộ càng nhấn mạnh thêm ý nghĩa và vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong việc liên kết, giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Chính các công nghệ thông tin di động là giải pháp hữu hiệu và linh hoạt giúp giải quyết vấn đề giao tiếp dù ở bát kỳ địa điểm và thời gian nào.

Đa dạng cá nhân (Individual diversity): Trong nghiên cứu của mình, McDonough và cộng sự (2001) cũng lưu ý rằng sự đa dạng văn hóa của các thành viên cũng ảnh hưởng đến hành vi của nhóm. Thông thường, trong một nhóm làm việc, văn hóa càng đa dạng càng có mức độ sáng tạo cao và có thể đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo. Tuy nhiên, các nhóm kiểu này cũng sẽ phải đối mặt với một số khó khăn trong quá trình hoạt động và giải quyết những xung đột, tạo sự gắn kết và xây dựng lòng tin cũng như giao tiếp giữa các thành viên với nhau do có sự bất đồng trong ngôn ngữ và văn hóa.

Điều này hoàn toàn khác với một tổ chức truyền thống, trong đó nhân viên có sự tương đồng về văn hóa, ở cùng một quốc gia, làm việc ở cùng một thời điểm, một văn phòng và giao tiếp trực diện với nhau. Trong các tổ chức ảo, các nhân viên làm việc ở các vị trí địa lý khác nhau (phân tán) và liên hệ với nhau bằng cách sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin khác nhau. Các nhân viên có thể đến từ nhiều quốc gia, nói nhiều thứ tiếng, có nguồn gốc văn hóa, giáo dục và nghề nghiệp đa dạng. Đây được coi là điểm mạnh của tổ chức ảo so với tổ chức truyền thống. Đặc điểm của một tổ chức ảo bao gồm: các thành viên liên kết với nhau vì một mục tiêu chung, tập trung vào các sản phẩm mang tính trí tuệ, mang tính chất tạm thời (sẽ tan rã sau khi kết thúc xong một dự án/ nhiệm vụ), linh hoạt về địa điểm và thời gian làm việc, lực lượng lao động đa dạng (về văn hóa, ngôn ngữ, ngành nghề,…), không có hệ thống phân cấp, không cần sử dụng một văn phòng làm việc cố định,…

2. Các loại tổ chức ảo

Có nhiều loại hình tổ chức ảo khác nhau được phân loại dựa trên nhu cầu tương tác và giao tiếp của các thành viên liên quan đến nhiệm vụ chung của cả nhóm. Sự phân chia các loại tổ chức ảo được thực hiện giữa cộng đồng và các tổ chức làm việc. Cộng đồng được hình thành dựa trên các lợi ích chung và hoạt động giao tiếp phi chính thức, trong khi các nhóm tổ chức làm việc lại được hình thành dựa trên các nhiệm vụ và mục đích chung, và thường sử dụng hoạt động giao tiếp chính thức là chủ yếu.

Cũng có thể phân chia các tổ chức ảo thành hai loại: chính thức và phi chính thức. Tổ chức ảo phi chính thức hay còn gọi là cộng đồng ảo. Rheingold (1993) định nghĩa cộng đồng ảo là sự kết hợp xã hội được hình thành trên mạng internet giữa những thành viên có những kết nối công khai với nhau trong một thời gian nhất định đủ để hình thành một mạng lưới các mối quan hệ cá nhân trong không gian mạng. Định nghĩa này nhấn mạnh đến sự tương tác giữa các thành viên tham gia chỉ thông qua các ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông. Trong các cộng đồng này, các thành viên giao tiếp và tương tác với nhau một cách tự nguyện, đôi khi được phân chia thành các nhóm nhỏ hành động riêng lẻ. Các cộng đồng này có mối quan tâm chung, nhưng không nhất thiết phải có mục tiêu chung, được coi là đặc trưng của các tổ chức làm việc.

Hình 2: Các hình thức tương tác của con người và các cấu trúc truyền thông

Các tổ chức làm việc ảo được chia thành các mạng lưới, doanh nghiệp, nhóm và các cặp, nhưng chủ yếu ở dạng mạng lưới. Thông thường, một doanh nghiệp bắt đầu phát triển chiến lược của mình dựa trên năng lực cốt lõi, sau đó sẽ tìm kiếm các đối tác có chuyên môn và nguồn lực phù hợp để hợp tác. Khi mạng lưới đối tác ngày càng được mở rộng ra nhiều khu vực địa lý và các mối quan hệ giữa các đối tác thường xuyên bị thay đổi, tổ chức đó được coi là ảo (Snow và cộng sự, 1999). Các tổ chức ảo thường bao gồm nhiều nhóm nhỏ, được coi là “tế bào cơ bản” của tổ chức ảo bởi tất cả các hoạt động của tổ chức được tiến hành thông hoa các hoạt động của các nhóm nhỏ này. Theo Snow và cộng sự (1999), các nhóm ảo được hình thành giữa những thành viên cùng trong một tổ chức nhưng làm việc ở những nơi khác nhau một cách độc lập (chẳng hạn như nhóm phát triển sản phẩm ở nhiều địa điểm khác nhau) hoặc riêng biệt (các chi nhánh và văn phòng địa phương). Hình thức tổ chức của các nhóm này cũng rất đa dạng: nhóm chéo (các thành viên từ các tổ chức khác nhau làm việc cùng nhau ở một địa điểm), nhóm dự án/ nhóm tạm thời (được hình thành để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Sau khi hoàn thành nhóm này sẽ giải thể và các thành viên trong nhóm lại trở lại những nhiệm vụ bình thường của họ).

3. Ưu và nhược điểm của cấu trúc mạng

• Ưu điểm của cấu trúc mạng:

Thứ nhất, hiệu suất làm việc cao: trong cấu trúc mạng, các thành viên được tạo động lực mạnh mẽ, được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định một cách bình đẳng; được hỗ trợ, chia sẻ thông tin từ các thành viên/ nhóm khác nên đưa ra được nhiều giải pháp sáng tạo, phù hợp giúp giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả.

Thứ hai, có tính linh hoạt cao: tùy vào điều kiện môi trường và nhiệm vụ cụ thể, các nhóm được hình thành/ tan rã một cách nhanh chóng và linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công việc. Điều này giúp tổ chức có thể nhanh chóng thích ứng được với nhu cầu của thị trường và nắm bắt những cơ hội đúng thời điểm.

Thứ ba, tiết kiệm chi phí: công cụ làm việc của cấu trúc mạng chủ yếu dựa trên các ứng dụng thông tin (máy tính và mạng internet) nên tổ chức không cần chi trả nhiều cho địa điểm làm việc. Ngoài ra, các thành viên hoạt động trong cấu trúc mạng làm việc độc lập, bình đẳng, đánh giá kết quả qua hiệu suất công việc nên các chi phí quản lý và hành chính cũng được tiết kiệm tối đa.

Thứ tư, cấu trúc tổ chức đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả: thông thường các thành viên thuộc cấu trúc mạng là những người có tri thức, thích ứng nhanh với công việc và có thể linh hoạt thành lập/ giải thể để tiến hành những nhiệm vụ khác nhau. Nhờ thế, cấu trúc của tổ chức sẽ được tinh gọn, nhưng phòng ban thừa thãi sẽ bị loại bỏ.

Thứ năm, tính chuyên môn cao: cấu trúc mạng tập trung vào năng lực cốt lõi trong một phạm vi kiến thức nhất định để giải quyết một vấn đề/ nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp tổ chức nâng cao được năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Thứ sáu, khuyến khích học hỏi, chia sẻ kỹ năng giữa các thành viên: do các thành viên trong cấu trúc mạng được khuyến khích tham gia mọi hoạt động của tổ chức, cùng trao đổi và chia sẻ thông tin và kinh nghiệm với nhau nên đây là môi trường năng động, thích hợp cho những người muốn nâng cao hiểu biết và kỹ năng của mình. Các thành viên thông qua thảo luận sẽ thu được nhiều kiến thức và kỹ năng mới phục vụ cho công việc.

• Nhược điểm của cấu trúc mạng:

Thứ nhất, có thể xảy ra những xung đột giữa quản lý và cách tổ chức công việc được giao: Thông thường trong cấu trúc mạng có sự phối hợp của rất nhiều đội nhóm bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, do đó bất đồng trong cách làm việc, tổ chức và cách quản lý là điều khó tránh khỏi. Có rất nhiều lý do gây ra mâu thuẫn, chẳng hạn như: không hoàn thành nhiệm vụ được giao trong một khoảng thời gian nhất định, chất lượng công việc không được đảm bảo, các vấn đề liên quan đến tài chính,…

Thứ hai, khả năng bảo mật thông tin kém: rất khó để giữ được các thông tin liên quan đến nội bộ của tổ chức trong cấu trúc mạng bởi thông tin cần được chia sẻ liên tục không chỉ trong nội bộ mà với các các đối tác bên ngoài tổ chức để duy trì liên kết và hiệu suất năng lực cốt lõi. Do đó, trong một số trường hợp, thông tin bị thất thoát sẽ gây ra những tổn thất về tài chính.

Thứ ba, gặp khó khăn trong quá trình phối hợp giữa các nhóm: trong quá trình hoạt động, cấu trúc mạng phải duy trì sự phối hợp hoạt động cả trong và ngoài và tổ chức nên cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, nếu hoạt động truyền thông không hiệu quả sẽ rất khó để duy trì sự phối hợp này để đạt được các mục tiêu chung.

Thứ tư, giảm thiểu năng lực của tổ chức: cấu trúc mạng có thể bao gồm rất nhiều mối quan hệ liên doanh liên kết với các nhóm và tổ chức khác nhau. Trong một số trường hợp, các mối quan hệ này có thể giảm theieur năng lực cốt lõi của tổ chức cũng như kéo theo một số vấn đề liên quan đến mở rộng, đa dạng hóa kinh doanh của tổ chức, làm tăng sự phụ tuộc của tổ chức vào các đơn vị khác. Khi sự phụ thuộc này tăng lên có thể làm giảm uy tín, thương hiệu sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức.

Thứ năm, tình trạng mất kiểm soát: một trong những trách nhiệm quan trọng của một tổ chức là duy trì được chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình để có thể tồn tại trên thị trường. Nếu hoạt động theo cấu trúc mạng, tổ chức có thể rơi vào tình trạng mất kiểm soát về chất lượng và hiệu suất hoạt động do vấn đề xuất phát từ một nhóm nhỏ/ một đối tác/ nhà cung cấp nào đó. Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 335-341.