Định nghĩa và bản chất về cơ cấu tổ chức (organizational structure)

Cơ cấu tổ chức (organizational structure) là kết cấu nội bộ các mối quan hệ, quyền lực và thông tin của doanh nghiệp; là bộ khung cơ bản về tổ chức chức vụ, nhóm chức vụ, các mối quan hệ báo cáo và tương tác mà một tổ chức xây dựng nhằm thực hiện các mục tiêu của mình (Bartol và Martin, 1994). Một cách khái quát, cấu trúc tổ chức là tập hợp các bộ phận chức năng và quan hệ chính thống giữa chúng, cho phép xác định các nhiệm vụ mà mỗi bộ phận trong doanh nghiệp phải đảm nhiệm, hoàn thành, cũng như các phương thức hợp tác giữa các bộ phận với nhau.

Mintzberg (2009) định nghĩa cơ cấu tổ chức là cách thức sắp xếp con người cũng như cách phân công và phối hợp giữa các công việc. Greenberg (2011) cho rằng cơ cấu tổ chức là sự phân công chính thống giữa các cá nhân và các nhóm liên quan đến trách nhiệm, phân bổ nhiệm vụ và quyền hạn trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức chính là bản chất của việc xác lập thứ tự các cấp bậc, mức độ gắn kết theo chiều ngang, sự tập trung quyền lực và các mô hình trao đổi thông tin. Nghiên cứu đã nhận định đây chính là cách mà quyền lực và trách nhiệm được phân bổ giữa các thành viên của tổ chức trong việc hoàn thành các công việc được giao. Các nhà nghiên cứu khẳng định rằng cấu trúc tổ chức bao gồm các vị trí công việc, mối quan hệ giữa các thành viên và trách nhiệm trong công việc (Greenberg, 2011).

Cơ cấu tổ chức giúp xác định cách thức mà các hoạt động như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát được thực hiện nhằm hướng tới việc đạt được các mục đích của tổ chức. Các tổ chức cần phải hoạt động hiệu quả, linh hoạt và sáng tạo để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Cơ cấu tổ chức cũng có thể được xem như là tấm gương phản chiếu, thông qua đó phản ánh chính tổ chức và các yếu tố thuộc môi trường xung quanh (Jacobides, 2007).

Một tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu đề ra. Cấu trúc của một tổ chức sẽ xác định các phương thức mà nó hoạt động. Cơ cấu tổ chức cho phép phân chia trách nhiệm theo các chức năng và quy trình khác nhau cho các đơn vị khác nhau như chi nhánh, phòng ban, nhóm làm việc và từng cá nhân. Như vậy, đặc trưng cơ bản của một cấu trúc tổ chức là mức độ kiểm soát và mức độ phân quyền.

Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức theo hai cách: (1) cung cấp nền tảng cho các thủ tục và quy trình hoạt động tiêu chuẩn; (2) quyết định những cá nhân nào tham gia vào quá trình ra quyết định, từ đó xác định mức độ ảnh hưởng của những cá nhân này đến hoạt động của tổ chức (Jacobides, 2007). Cơ cấu tổ chức giúp xác định cách thức các cá nhân và các nhóm được tổ chức như thế nào và cách phân chia và phối hợp các nhiệm vụ được giao (Mintzberg, 1983).

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 285-286.