Cấu trúc tổ chức theo bộ phận (divisionalized structure)

Cấu trúc tổ chức bộ phận (Divisionalized Form) dựa trên tiêu chuẩn hóa kết quả đầu ra; trong đó, bộ phận quản lý cấp trung đóng vai trò chính yếu. Cấu trúc bộ phận không phải là một cấu trúc độc lập hoàn chỉnh mà là sự kết hợp của các cấu trúc khác nhau. Cấu trúc này được xây dựng dựa trên cơ sở thị trường, với một trung tâm giám sát một nhóm bộ phận, mỗi nhóm bộ phận phục vụ phân khúc thị trường riêng của mình. Theo đó, giữa các đơn vị có rất ít sự phụ thuộc lẫn nhau và không đòi hỏi nhiều sự phối hợp. Do đó, mỗi bộ phận được trao quyền tự trị. Kết quả là cấu trúc hạn chế, song song của việc phân cấp theo chiều dọc với tầm quan trọng của nhà quản lý cấp trung trong tổ chức. Hơn nữa, nếu không có sự phối hợp chặt chẽ, một số lượng lớn các bộ phận sẽ cùng báo cáo lên một trung tâm giám sát chung. Mối quan tâm chính của các trung tâm này là tìm ra một cơ chế để điều phối các mục tiêu của các bộ phận với nhau, mà không làm mất đi quyền tự trị. Và bằng cách chuẩn hóa các kết quả đầu ra của các bộ phận, cụ thể, bằng cách dựa vào các hệ thống kiểm soát hiệu năng để áp đặt các tiêu chuẩn hiệu năng lên các đơn vị và sau đó giám sát kết quả đầu ra. Bên cạnh đó, từng trụ sở cũng có những bộ phận hỗ trợ nhỏ chuyên biệt (ví dụ: cố vấn pháp luật) đi kèm với các bộ phận hỗ trợ phân tán (ví dụ: quan hệ lao động) dọc các trụ sở.

Hình 1: Cấu trúc tổ chức bộ phận

Nguồn: Mintzberg (1993)

Mặc dù về mặt nguyên tắc, cấu trúc bộ phận được đánh giá là có thể tích hợp với tất cả các loại cấu trúc khác. Cấu trúc bộ phận cần thiết lập rõ ràng cho mỗi trụ sở các tiêu chuẩn sản phẩm đầu ra. Sự tồn tại của cấu trúc này phụ thuộc vào hai giả định chính. Thứ nhất, mỗi bộ phận phải được xem như một hệ thống tích hợp duy nhất với một nhóm mục tiêu thống nhất. Nói cách khác, trong khi các trụ sở có thể không phối hợp chặt chẽ với nhau, nhưng kết cấu bên trong mỗi trụ sở phải được phối hợp nhịp nhàng. Thứ hai, những mục tiêu đó phải là những mục tiêu hoạt động, nói cách khác, đó là các biện pháp định lượng về kiểm soát hiệu năng. Và hai giả định này chỉ có trong một cấu hình vừa có tính hành chính (tức là, hoạt động trong một môi trường đủ ổn định để có thể thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện) lại vừa có tính tích hợp. Đấy chính là cấu trúc hành chính máy móc. Hơn nữa, việc kiểm soát từ bên ngoài đã thúc đẩy các tổ chức hướng đến cấu trúc hành chính máy móc. Trong đó, các trụ sở tạo thành sự kiểm soát từ bên ngoài đối với các đơn vị khác.

Hình 2: Quy trình chuyển đổi thành cấu trúc bộ phận

Nguồn: Mintzberg (1993, trang 234)

 1. Cấu trúc đa bộ phận

Trong mô hình cấu trúc tổ chức đa bộ phận (multidivisional hay divisional structure), doanh nghiệp (mô hình công ty mẹ – con, tập đoàn, đa quốc gia) có nhiều bộ phận riêng biệt, được phân chia theo các tiêu chí về loại sản phẩm dịch vụ hoặc theo khu vực địa lý. Về mặt pháp lý, doanh nghiệp sở hữu toàn bộ các bộ phận nhưng phân quyền đáng kể cho các bộ phận để mỗi bộ phận riêng biệt này có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết về chiến lược sản phẩm/thị trường, với các phòng ban chức năng riêng của chúng. Mỗi bộ phận có thể được tổ chức theo loại hình cấu trúc riêng phù hợp nhất, có thể là chức năng, ma trận, dự án, “tư vấn & chuyên môn” ….

Hình 3: Cấu trúc tổ chức đa bộ phận

Mô hình cấu trúc đa bộ phận có các ưu điểm sau:

  • Linh hoạt, có thể thêm hoặc bỏ bớt bộ phận, mỗi bộ phận có thể có cấu trúc tổ chức riêng tùy theo môi trường kinh doanh;
  • Cấu trúc nhiều bộ phận có thể được kiểm soát từ xa bằng cách đánh giá hiệu suất kinh doanh của từng bộ phận riêng rẽ;
  • Lãnh đạo bộ phận có quyền tùy quyết cao đối với các hoạt động và chiến lược của bộ phận mình;
  • Có sự chuyên môn hóa về năng lực với trọng tâm rõ ràng hơn về một nhóm sản phẩm, công nghệ hoặc nhóm khách hàng, thị trường cụ thể;
  • Các nhà quản lý được đào tạo để có một tầm nhìn chiến lược, do đó có cơ hội thăng tiến cao.

Tuy nhiên, mô hình cấu trúc này cũng có một số nhược điểm sau:

  • Các bộ phận được chuyên môn hóa và hạch toán độc lập, nhưng thực tế lại phải gánh thêm chi phí của trung tâm điều hành hay trụ sở doanh nghiệp;
  • Các bộ phận trở thành các “trung tâm điều hành” riêng lẻ của doanh nghiệp nhưng không đủ các kỹ năng cần thiết để tạo giá trị gia tăng cho các đơn vị kinh doanh;
  • Cấu trúc đa bộ phận có xu hướng hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa các đơn vị kinh doanh nhưng có thể sự phân chia này là theo đúng nghĩa đen, tức chuyên môn bị xé nhỏ và sự phối hợp giữa các bộ phận là rất hạn chế.

2. Mô hình cấu trúc quốc tế

Cấu trúc quốc tế (transnational structure) là một phương pháp tổ chức quản lý hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại nhiều quốc gia. Tùy theo quy mô và tiến trình quốc tế hóa của doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức của nó có sự thay đổi đáng kể.

Khi doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoạt động đơn ngành (sản xuất một loại sản phẩm hoặc một dòng sản phẩm chủ đạo) bắt đầu phát triển các hoạt động xuất khẩu qua các chi nhánh tại nhiều quốc gia khác nhau. Mô hình cấu trúc công ty mẹ – con / chi nhánh được sử dụng, trong đó sự phối hợp hoạt động của các chi nhánh ở nước ngoài được tiến hành chủ yếu giữa chủ tịch Công ty Mẹ với Đại diện của các chi nhánh. Các vấn đề tác nghiệp được thực hiện thông qua bộ phận phụ trách xuất khẩu, hoạt động bổ trợ về mặt hậu cần. Cấu trúc này được minh họa như hình sau:

Hình 4: Cấu trúc tổ chức công ty mẹ – con / chi nhánh trên cơ sở chức năng

Khi khối lượng các chi nhánh đã tăng lên đáng kể sẽ nảy sinh nhu cầu tương tác trực tiếp giữa các chi nhánh tại nước ngoài với các đơn vị ở trong nước, khi đó mô hình cấu trúc bộ phận chuyên trách quốc tế sẽ phù hợp hơn. Mô hình này được tổ chức như sau:

Hình 5: Cấu trúc tổ chức bộ phận chuyên trách quốc tế

Cuối cùng, khi sự phát triển ở quy mô đa quốc gia của doanh nghiệp đủ lớn vượt ngoài khả năng quản lý hiệu quả của bộ phận chuyên trách quốc tế. Doanh nghiệp cần định vị lại các hoạt động nội địa trên cùng một bình diện với các hoạt động ở các quốc gia khác; đòi hỏi cấu trúc tổ chức phải thay đổi theo một trong các mô hình sau:

Thứ nhất là cấu trúc toàn cầu theo chức năng theo đó doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong một lĩnh vực duy nhất, cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp vẫn là cấu trúc chức năng và mỗi chức năng lại được toàn cầu hoá một cách độc lập với các chức năng khác. Mô hình được minh họa như hình sau:

Hình 6: Cấu trúc tổ chức toàn cầu theo chức năng

Thứ hai là cấu trúc toàn cầu theo sản phẩm, được áp dụng phù hợp khi doanh nghiệp đã đa dạng hoá, mỗi bộ phận tương ứng với một lĩnh vực hoạt động cụ thể có xu hướng toàn cầu hoá tuỳ theo chiến lược phát triển sản phẩm và thị trường. Mô hình này được minh họa như hình sau:

Hình 7: Cấu trúc tổ chức toàn cầu theo sản phẩm

Thứ ba là cấu trúc toàn cầu theo khu vực, được sử dụng phù hợp khi doanh nghiệp phải thích nghi với các điều kiện đặc thù của từng quốc gia hay khu vực địa lý. Mô hình này được minh họa như hình sau:

Hình 8: Cấu trúc tổ chức toàn cầu theo khu vực

Về bản chất mô hình cấu trúc toàn cầu hóa là một loại đặc biệt của mô hình cấu trúc đa bộ phận, nên nó mang toàn bộ các ưu nhược điểm của cấu trúc đa bộ phận như đã trình bày trên đây.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 310-315.