Các khái niệm và nội dung chính của học thuyết ngẫu nhiên (contingency theory)

1. Những khái niệm cơ bản

Có ba khái niệm cốt lõi xuyên suốt thuyết ngẫu nhiên, gồm: (i) môi trường (Enviroment), (ii) cơ cấu tổ chức (Organizational structure), và (iii) hiệu quả (Organizational performance).

Khái niệm môi trường: Môi trường của doanh nghiệp là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại xung quanh phạm vi doanh nghiệp và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Khái niệm này cho phép phân biệt giữa môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Các yếu tố môi trường bên ngoài bao gồm hệ thống chính sách, luật pháp, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp nguyên liệu…. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong xuất phát từ nội tại của doanh nghiệp, bao gồm một số yếu tố như công nghệ, trình độ quản lý, năng lực sản xuất, văn hóa doanh nghiệp… Các yếu tố thuộc hai môi trường bên trong và bên ngoài có mối quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau trong quá trình vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi nắm bắt và kiểm soát được toàn bộ các tác động do môi trường bên trong và bên ngoài gây ra (Lawrence và Lorsch, 1967).

Ngoài ra, dưới tác động của xu thế hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu, xuất hiện thêm các yếu tố từ môi trường quốc tế, cũng có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường quốc tế bao gồm các quy định, tiêu chuẩn chung của thế giới, các chính sách xuyên quốc gia hoặc các đối thủ cạnh tranh quốc tế. Những yếu tố này tác động trực tiếp đến tiêu chuẩn sản xuất, thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng xuất khẩu.

Khái niệm cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức xác định các hoạt động như sắp xếp công việc, phối kết hợp và kiểm soát được điều hành như thế nào nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp (Pugh, 1990)[1]. Cơ cấu của một doanh nghiệp cần phải được xây dựng dựa trên sự phân biệt rõ ràng các nhiệm vụ và mục tiêu chính của doanh nghiệp. Trong đó những nhiệm vụ nhỏ cần phải phù hợp với mục tiêu tổng thể (Pennings và Goodman, 1977).

Khái niệm hiệu quả của tổ chức: Hiệu quả của doanh nghiệp đo lường bằng tỷ lệ giữa kết quả công việc đạt được so với các nguồn lực đã bỏ ra. Nói cách khác, hiệu quả được xác định trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ, mục tiêu của doanh nghiệp. Hiệu quả càng cao khi tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên chi phí bỏ ra càng lớn và ngược lại.

Mối quan hệ giữa cơ cấu và hiệu suất của doanh nghiệp: Nhìn chung, đa phần các nhà nghiên đồng nhất quan điểm rằng cấu trúc tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bản chất của mối quan hệ nay chính là sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào tác động của các yếu tố ngẫu nhiên từ môi trường bên ngoài (Pennings và Goodman, 1977). Cơ cấu tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp có mối quan hệ nhân quả. Một doanh nghiệp có cơ cấu ổn định, phù hợp với môi trường, trong dài hạn, sẽ đạt được hiệu quả vận hành sản xuất kinh doanh cao, và ngược lại. Trong ngắn hạn, một doanh nghiệp có cơ cấu tốt tại một thời điểm nhất định chưa chắc đã đạt được hiệu suất như mong muốn, vì trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp còn phải chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau.

2. Các nội dung cơ bản của học thuyết ngẫu nhiên

Có bốn nội dung quan trọng xuyên suốt toàn bộ thuyết ngẫu nhiên (Lawrence và Lorsch, 1967), gồm:

1. không có phương pháp nào tốt nhất có thể xử lý mọi tình huống mà doanh nghiệp gặp phải;
2. các quy trình và cơ cấu của một doanh nghiệp phải phù hợp với môi trường của nó;
3. để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo sự phù hợp giữa các mối quan hệ bên trong (cơ cấu tổ chức) và bên ngoài (đặc điểm môi trường); và
4. doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi có cấu trúc quản lý phù hợp với các nhiệm vụ và bản chất của từng nhóm công việc và đặc điểm môi trường cụ thể.

Burns và Stalker (1961) nhấn mạnh đến mức độ phù hợp trong điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp riêng lẻ. Các doanh nghiệp thành công phải có cơ cấu tổ chức tương xứng với mức độ phức tạp của môi trường mà nó đang hoạt động. Burns và Stalker (1961) cũng chỉ ra các loại hình cơ cấu tổ chức tối ưu cho phép các doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tác động của môi trường, gồm: (1) tổ chức theo cấu trúc cơ học (Mechanistic Organizations) trong môi trường ổn định; và (2) tổ chức theo cấu trúc hữu cơ (Organic Organizations) trong môi trường không ổn định.

Đặc trưng của các doanh nghiệp cơ học là mức độ phức tạp cao trong các nhiệm vụ và cơ chế kiểm soát chặt chẽ từ thấp xuống cao. Các doanh nghiệp cơ học tương đối khép kín và phù hợp với điều kiện môi trường tương đối ổn định. Các doanh nghiệp này được lập trình rõ ràng và có cấu trúc phân cấp thứ bậc chặt chẽ. Ngoài ra, thay vì phân chia công việc dựa trên mức độ hiệu quả trong giải quyết công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp cơ học được phân chia cố định theo vị trí việc làm của nhân viên.

Ngược lại, các doanh nghiệp hữu cơ đặc trưng bởi khả năng linh hoạt trong doanh nghiệp và phân công công việc. Các doanh nghiệp hữu cơ hoạt động chủ yếu căn cứ theo kết quả đạt được, hay nói một cách khác, kết quả hoạt động là mục tiêu cuối cùng định hướng toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Họ tập trung vào cách thức kết hợp của các thành viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các đặc điểm này cho phép các doanh nghiệp hữu cơ có khả năng thích nghi cao với những tình huống bất ngờ từ thị trường, bởi cơ chế kiểm soát, hoạt động không quá chặt chẽ và gò bó như các doanh nghiệp cơ học.

Tựu chung lại, sự khác biệt giữa hai mô hình tổ chức được thể hiện qua bảng sau:

Sự khác biệt giữa tổ chức cơ học và tổ chức hữu cơ

Các mô hình tổ chức cơ học và hữu cơ chỉ phát huy hết ưu điểm khi được áp dụng trong điều kiện môi trường phù hợp. Cụ thể, cơ cấu cơ học đòi hỏi doanh nghiệp có ưu thế về đội ngũ nhân viên chuyên môn hóa cao trong môi trường ổn định; khi các nhiệm vụ được xác định rõ ràng và ổn định, các cá nhân thực hiện thuần thục công việc của mình sẽ đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, đối với môi trường không ổn định, các doanh nghiệp phân công công việc một cách linh hoạt sẽ dễ dàng phản ứng, thích nghi kịp thời hơn với các tình huống bất ngờ. Trong trường hợp này, mức độ tập trung, kiểm soát chặt chẽ sẽ hạn chế khả năng thích ứng của doanh nghiệp. Ngược lại, sự thiếu chặt chẽ trong kiểm soát và phân công nhiệm vụ trong tổ chức hữu cơ khiến doanh nghiệp áp dụng không đạt được hiệu suất tối đa trong trường hợp điều kiện môi trường ổn định và có thể dự đoán trước (Burns và Stalker, 1961). Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với điều kiện của mình và mức độ ổn định của môi trường mà mình đang hoạt động.

Theo hướng tiệp cận khác, thuyết ngẫu nhiên liên quan đến hoạt động ra quyết định trong doanh nghiệp. Theo đó, hiệu quả của một quyết định phụ thuộc vào một một số yếu tố ngẫu nhiên như: tầm quan trọng của quyết định; lượng thông tin có được liên quan; khả năng chấp nhận thực hiện quyết định của nhân viên…. Định hướng nghiên cứu này nhập với học thuyết ra quyết định sẽ được trình bày cụ thể hơn trong chương 12 của cuốn sách này.

3. Các yếu tố ngẫu nhiên quan trọng

• Quy mô lao động (Size)

Quy mô trong thuyết ngẫu nhiên liên quan đến số lượng lao động trong doanh nghiệp; mặc dù yếu tố này cũng có thể phản ánh phạm vu địa lý, doanh thu hoặc vốn hóa thị trường của doanh nghiệp. Khi quy mô doanh nghiệp tăng, sự phân cấp trong cơ cấu cũng gia tăng nhưng với tốc độ chậm hơn; sự phân cấp này cũng hàm ý tính phức tạp trong cơ cấu tổ chức tăng. Về cơ bản, phân cấp trong cơ cấu bao gồm ba loại, cụ thể: (i) phân cấp theo chiều ngang (Horizontal differentiation), theo chiều dọc (Vertical differentiation) và theo không gian (Spatial differentiation) (Blau và Schoenherr, 1971).

Trong đó, phân cấp theo chiều ngang thể hiện qua số lượng phòng ban và mức độ chuyên môn hóa trong doanh nghiệp. Phân cấp theo chiều dọc đề cập đến các lớp quản lý trong hệ thống phân cấp, số lượng cấp dưới và phạm vi kiểm soát. Phân cấp theo không gian hàm ý độ bao phủ địa lý và sự tách biệt vật lý của cơ sở vật chất và nhân sự trong doanh nghiệp. Blau và Schoenherr (1971) kết luận rằng gia tăng quy mô là nguyên nhân dẫn đến gia tăng độ phức tạp trong cơ cấu tổ chức. Vì vậy, cơ cấu tổ chức thay đổi khi yếu tố ngẫu nhiên quy mô thay đổi.

• Chiến lược (Strategy)

Chiến lược là yếu tố ngẫu nhiên quan trọng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Khi doanh nghiệp phát triển và gia tăng dòng sản phẩm, các đơn vị kinh doanh hoặc các bộ phận mới hình thành. Nói cách khác, chiến lược sản xuất và cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ mới sẽ đòi hỏi hệ thống cung ứng riêng; và đòi hỏi thiết lập một bộ phận phân cấp mới dành riêng cho chiến lược này. Điều này dẫn đến sự gia tăng phân cấp và thay đổi cơ cấu tổ chức (Chandler, 1962). Đồng nghĩa, cơ cấu tổ chức thay đổi theo các chiến lược khác nhau của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia, yếu tố ngẫu nghiên chiến lược có ảnh hưởng lớn hơn đến cơ cấu tổ chức. Với đặc thù là các doanh nghiệp hoạt động xuyên biên giới, các chiến lược của loại hình doanh nghiệp này đòi hỏi quy mô vốn và khả năng quản lý tổ chức cao. Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoạt động của mình, các nhà quản lý thường xác định cơ cấu tổ chức thông qua chiến lược mở rộng. Cơ cấu tổ chức tập trung phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn duy trì quyền quyết định của các nhà sáng lập doanh nghiệp. Trong khi đó, cơ cấu tổ chức phân cấp phù hợp với các doanh nghiệp muốn các nhà quản lý ở các đơn vị nước ngoài cũng có thể đưa ra quyết định của họ. Như vậy, có thể khẳng định cơ cấu tổ chức được quyết định bởi yếu tố ngẫu nhiên chiến lược.

• Môi trường (Environment)

Sự bất ổn của môi trường là một khía cạnh quan trọng trong thuyết ngẫu nhiên; theo đó, xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp cho phép doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn những bất ổn môi trường. Burns và Stalker (1961) chú trọng nghiên cứu tác động của môi trường đối với cơ cấu tổ chức với vai trò là một yếu tố ngẫu nhiên. Kết quả nghiên cứu cho thấy cấu trúc cơ học (mechanistic structure) phù hợp với môi trường ổn định và cấu trúc hữu cơ (organic structure) phù hợp với môi trường thay đổi nhanh, khủng hoảng và năng động (Burns và Stalker, 1961, tr. 161). Ngoài ra, các nhà nghiên cứu còn tập trung phân tích sự cân bằng giữa cấu trúc không linh hoạt và cấu trúc linh hoạt; và cho rằng sự cân bằng này có liên quan trực tiếp với môi trường của doanh nghiệp.

Quan điểm về cấu trúc cơ học và hữu cơ của Burns và Stalker (1961) tương đồng với cấu trúc hành chính (bureaucracy) và dân chủ (adhocracy) trong mô hình của Mintzberg (1993). Cụ thể, cấu trúc hành chính (cơ học) phù hợp với các doanh nghiệp có cơ cấu cứng nhắc và gặp khó khăn trong việc đối phó với những thay đổi đột ngột của môi trường bên ngoài. Cấu trúc dân chủ (hữu cơ) lý tưởng cho các doanh nghiệp có khả năng thích nghi cao và có thể thay đổi nhanh để phù hợp với môi trường bên ngoài. Như vậy, môi trường là yếu tố ngẫu nhiên có ảnh hưởng quyết định đến cơ cấu tổ chức (Blau và Schoenherr, 1971). Lawrence và Lorsch (1967) khẳng định mối quan hệ giữa môi trường bên ngoài và mức độ phân hóa và hội nhập nội bộ trong doanh nghiệp. Môi trường phức tạp làm gia tăng mức độ phân cấp trong doanh nghiệp và có tác động đến hiệu suất của doanh nghiệp (Lawrence và Lorsch, 1967).

Như vậy, cơ cấu tổ chức được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện môi trường. Nói cách khác, bản chất của môi trường dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức. Môi trường càng ổn định thì cấu trúc của doanh nghiệp càng ổn định và ngược lại (Lawrence và Lorsch, 1967). Yếu tố ngẫu nhiên môi trường là tiền đề của học thuyết về cơ cấu tổ chức phát triển sau này.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 89-93.