Phương pháp ra quyết định thùng rác (garbage can model) trong doanh nghiệp

1. Các điều kiện tiền đề của phương pháp ra quyết định thùng rác

Cohen và các cộng sự (1972) tiếp cận phương pháp ra quyết định trong bối cảnh doanh nghiệp ở tình trạng hỗn loạn có tổ chức (anarchie organized) như “thùng rác”. Các doanh nghiệp này hay tình trạng này có ba đặc điểm tổng quát:

Thứ nhất là vấn đề ưu tiên. Trong doanh nghiệp, ở một tình huống quyết định cụ thể, rất khó đặt ra nhiều ưu tiên đồng thời thỏa mãn các yêu cầu nhất quán theo lý thuyết lựa chọn. Doanh nghiệp hoạt động dựa trên nhiều ưu tiên không nhất quán và không xác định. Như một tập hợp các ý kiến hơn là một cấu trúc gắn kết; Nó phát hiện ra sở thích thông qua hành động nhiều hơn hành động trên cơ sở sở thích. Các ưu tiên dần xuất hiện theo các hoạt động của doanh nghiệp, chứ không đơn thuần tổ chức hoạt động trên cơ sở các ưu tiên đã có.

Đặc điểm thứ hai là công nghệ không rõ ràng. Mặc dù doanh nghiệp được quản lý nhằm tồn tại và sản xuất, nhưng không hẳn các thành viên trong doanh nghiệp đã hiểu rõ và hết các quy trình của doanh nghiệp, vốn hoạt động theo phương thức thử nghiệm và lỗi (trial-and-error proce­dures), kế thừa học hỏi từ các vấn đề kinh nghiệm trong quá khứ và từ những phát minh hay sáng tạo gắn liền thực tế.

Đặc điểm thứ ba là sự tham gia thay đổi. Những người tham gia thay đổi theo thời gian và công sức họ bỏ ra cho các lĩnh vực khác nhau; Sự tham gia thay đổi từ lần này sang lần khác.

Tình trạng hỗn loạn có tổ chức là đặc trưng của bất kỳ doanh nghiệp nào trong một khoảng thời gian. Đặc biệt dễ nhận thấy nhất trong một số tổ chức như các trường đại học hoặc các tổ chức công cộng (March và Olsen, 1976). Ví dụ, khi đề cập đến thị trường mới hay một sự thay đổi quan trọng thì doanh nghiệp cần một khoảng thời gian cần thiết để hiểu quá trình thực hiện và đưa ra các quy tắc hoạt động phù hợp.

Lý thuyết về tình trạng hỗn loạn có tổ chức chỉ mô tả một phần các hoạt động của tổ chức. Trong các tổ chức phức tạp, mục tiêu ra quyết định thường không rõ ràng. Các vấn đề được giải quyết mà không đòi hỏi phải thương lượng rõ ràng hoặc với một hệ thống giá cả rõ ràng – hai quy trình phổ biến để đưa ra quyết định khi không có sự nhất trí.

Trong loại hình của tổ chức, các vấn đề sau cùng tồn tại:

• Dòng cơ hội ở đó các quyết định có thể được thực hiện; những cơ hội này, gọi là “cơ hội lựa chọn”, bắt nguồn từ các hệ thống chính thức khác nhau của tổ chức;
• Dòng vấn đề xảy ra dần dần;
• Các giải pháp hoặc phương pháp để phát triển;
• Các chủ thể, với giá trị không ổn định hoặc khó xác định, có khả năng tham gia ít nhiều vào các quá trình khác nhau.

2. Nội dung phương pháp

Để hiểu các hiện tượng của hoạt động ra quyết đinh trong các tổ chức, các tác giả đã sử dụng phép loại suy sau đây: vấn đề, giải pháp, người tham gia và các cơ hội lựa chọn được ném vào “thùng rác” của tổ chức tương đối một cách ngẫu nhiên. Quyết định là kết quả không thể đoán trước của những dòng vấn đề, giải pháp, cơ hội lựa chọn, những người tham gia có mặt tại cùng một thời điểm trong “thùng rác”. Thành phần chính gồm các quyết định – vấn đề, giải pháp, người tham gia và cơ hội lựa chọn được “tách riêng” (Weick, 1976). Những người tham gia có thể thúc đẩy xây dựng các vấn đề mà họ đã có một giải pháp. Giải pháp này phụ thuộc vào cơ hội quyết định nhiều hơn là đặc điểm của vấn đề. Các câu hỏi hoặc vấn đề được đề cập ở những cơ hội khác nhau, từ cơ hội lựa chọn này đến cơ hội khác, từ cuộc họp này tới cuộc họp khác mà vẫn không tìm ra giải pháp.

Những nghiên cứu thực nghiệm về quá trình ra quyết định trong tổ chức có thể khẳng định rằng mô hình thùng rác không phải chỉ là một lý thuyết suông. Nutt (1993) phân tích 163 trường hợp ra quyết định trong các doanh nghiệp Mỹ và Canada. Trong một phần ba quyết định được nghiên cứu, quá trình ra quyết định được đưa ra bởi một ý tưởng, giải pháp đã được xác định. Đối với người ra quyết định, các giải pháp là cơ hội để tham gia một cách nhanh chóng vào hành động. Tuy nhiên, mặc dù đây là quá trình xây dựng các quyết định phổ biến nhất trong các trường hợp nghiên cứu, nhưng nó không dẫn đến kết quả tốt nhất trong việc thực thi quyết định. Trên thực tế, ý định trước về các giải pháp làm hạn chế hoạt động ra quyết định và làm giảm quá trình nghiên cứu (thông tin và lựa chọn thay thế). Bên cạnh đó, thường chỉ có một chủ thể duy nhất trình bày và bảo vệ các giải pháp đó.

Các nghiên cứu khác đã chỉ ra tính chất phân tán trong công việc của các nhà quản lý thông qua các hoạt động hàng ngày của họ (Mintzberg, 1973): họ liên tục di chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác, chỉ có rất ít thời gian cho một việc nào đó và quan tâm nhiều quá trình khác nhau. Trong trường hợp này, các chủ thể khác tham gia một phần vào quá trình ra quyết định.

Từ quan điểm thực tế, khác với các quan điểm trước, mô hình thùng rác sử dụng đòn bẩy khác nhau. Ví dụ, một chủ thể muốn giải quyết một vấn đề cụ thể sẽ tìm cơ hội được lựa chọn thích hợp nhất, tùy thuộc vào những ưu tiên của người tham gia và khả năng cung cấp giải pháp của cơ hội đó. Ngược lại, nếu chúng ta muốn xoay chuyển quyết định của một số chủ thể, cần phải tập trung sự chú ý của họ vào các quá trình khác. Bên cạnh đó, một vấn đề không bao giờ được giải quyết hoàn toàn vì nó phụ thuộc rất nhiều vào “tỷ lệ phát triển” của những vấn đề trong những cơ hội lựa chọn khác nhau và tài sản sẵn có của những người tham gia…

Những nghiên cứu thực nghiệm của mô hình này làm thay đổi sâu sắc các hiểu về chức năng của các tổ chức được nghiên cứu. Kingdon (1984) phỏng theo mô hình thùng rác để nghiên cứu quá trình ra quyết định của chính quyền Mỹ. Nghiên cứu tập trung vào cuốn sổ ghi chép của chính phủ, coi cuốn sổ này như “tập hợp các chủ đề và vấn đề mà các thành viên chính phủ và những người ngoài chính phủ nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với các thành viên chính phủ quan tâm nghiêm túc ở thời điểm đặt ra”. Sổ ghi chép được tạo thành là kết quả của ba nhân tố: các vấn đề, trò chơi chính trị và người tham gia có thể thấy được. Người tham gia giấu mặt và các dòng chính trị góp phần ảnh hưởng đến định nghĩa các lựa chọn thay thế.

 

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 260-262.